Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Титульный лист журнала ведения трудовых книжек

Титульный лист журнала ведения трудовых книжек

Титульный лист журнала ведения трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек (образец)


→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 13 июня 2021 г. Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки с указанием серии и номера документа, принятые от работников при поступлении их на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам впервые. При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки (, утв.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью организации (, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 75 лет (, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Скачать бланк книги учета трудовых книжек За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации (предпринимателю) может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства ():

  1. на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
  2. на юридических лиц в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.
  3. на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек можно бесплатно Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Книга (журнал) учета трудовых книжек

Актуально на 29 сентября 2018 Время для прочтения: 7 минут Прочитано: Сохранить статью Содержание Каждый наниматель при работе с кадровыми документами должен вести журнал учета трудовых книжек (скачать образец можно в конце данной статьи). Эта учетная книга ведения трудовых книжек подлежит заполнению предприятиями и ИП любого масштаба. Главным критерием необходимости оформления журнала ведения трудовых книжек выступает наличие наемных работников (хотя бы 1 сотрудника).

При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку.

После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.

В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225. Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа.

Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.

Также см. «». Унифицированный образец книги учета трудовых книжек скачать можно в конце этой статьи, а его образец закреплён постановлением от 10.10.2003 г.

№ 69. Минтруд в данном инструкционном материале приводит порядок оформления учетного журнала. Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф: Реквизит Как заполнять Колонка № 1 Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке.
Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке. Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним.

Графы 2-4 журнала учета трудовых книжек Отведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой) Колонка № 5 Указывают Ф.И.О. владельца трудовой Графа 6 Фиксируют серию и номер регистрируемых бланков Графа 7 журнала регистрации трудовых книжек Содержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовой Колонка 8 Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудник Графа 9 Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное место Колонка 10 Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранение Графа 11 Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажа Последние колонки Отведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки. Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г.

№ 225. Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно. Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.

При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают.

При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек. Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:

  1. страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
  2. важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
  3. есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.

Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками. Персональные данные владельцев трудовых книжек вносятся в документ без сокращений.

Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте.

В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг. Также см. «». Поле для подписи работника может содержать:

  1. пустое место, если работник не явился для получения документов;
  2. реквизиты акта об отказе в росписи.
  3. подпись получателя трудовой книжки;

Учтите, что законодательно закреплен срок хранения заполненного бланка журнала учета трудовых книжек – 75 лет. Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение.

При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ. С нашего сайта бесплатно скачать журнал учета движения трудовых книжек можно по прямой ссылке . 29.09.2018 29.09.2018 29.09.2018 29.09.2018 30.09.2018 28.02.2021 Подписывайтесь на новости: Подписаться на рассылку © 2013—2021 – «Бухгуру» ГлавнаяПолезноеО нас Разместить объявление[contact-form-7 404 "Not Found"] Scroll Up

Книга учета движения трудовых книжек в 2021 году

При работе с трудовыми книжками работодатель ведет книгу учета движения трудовых книжек.

В связи с переходом в 2021 г.

на появились некоторые особенности заполнения данного журнала. Содержание статьи: Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 г.

№ 225 каждый работодатель обязан вести учет всех принятых на хранение трудовых книжек. Для этого используется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой регламентирована Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69. В данном нормативно-правовом акте содержится рекомендованная форма этого журнала, которая может использоваться работодателями и при необходимости дополняться какими-то нужными сведениями.

Книга учета движения трудовых книжек представляет собой журнал, в который вносится информация по трудовым книжкам и вкладышам к ним при передаче их работником в компанию или выдаче документов человеку на руки. Книгу должны вести и юридические лица, и предприниматели, если они являются работодателями. В книге необходимо отражать следующую информацию:

  1. выдача трудовой книжки работнику, если он написал заявление на ведение документа в электронном формате.
  2. выдача дубликата книжки (при необходимости);
  3. оформление новой трудовой, если для работника данная компания — это его первое место трудовой деятельности;
  4. оформление вкладыша в трудовую книжку, если пустые листы в ней закончились;
  5. выдача трудовой книжки сотруднику, если он увольняется;
  6. поступление трудовой книжки от нового сотрудника;

Журнал хранится в том отделе, который обязан вести работу с трудовыми книжками.

Как правило, это отдел кадров, но иногда книга хранится в бухгалтерии или у секретаря.

Внимание! Неверное заполнение журнала, ошибки в нем, а также отсутствие документа в организации — прямое нарушение законодательства, за которое работодатель несет административную ответственность.

Заполнение книги должно осуществляться с учетом конкретных требований, к которым относятся такие моменты:

  1. желательно, чтобы книга имела твердую обложку, поскольку документ, как правило, используется достаточно длительный период времени, а после его окончания передается на хранение в архив.
  2. журнал необходимо прошить и опломбировать, а его страницы пронумеровать. Директор должен проставить заверительную запись, в которой указать наименование документа, количество пронумерованных листов, дату оформления журнала, а также ФИО, должности и подписи директора и сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек;
  3. сведения нужно вносить строго в хронологическом порядке;

Важно! Нарушением считается, если книга заверяется не директором, а другим сотрудником — кадровиком, главным бухгалтером или иным должностным лицом.

Заполнение книги проводится построчно с включением информации по следующим графам:

  1. гр. 5 — полные ФИО работника;
  2. гр. 13 — подпись работника при получении трудовой книжки на руки.
  3. гр. 7 — должность, профессия, специальность работника;
  4. гр. 12 — дата выдачи трудовой книжки работнику на руки при прекращении трудовых отношений. Здесь же целесообразно указать дату, с которой трудовая книжка будет вестись в электронном виде, а потому бумажный документ будет передан сотруднику на хранение;
  5. гр. 8 — название места работы сотрудника (отдел, подразделение, служба);
  6. гр. 2, 3, 4 — дата заполнения трудовой книжки или приема сотрудника на работу. Если даты не совпадают, рекомендуется ставить дату начала трудовых отношений, поскольку оформлять записи в трудовой книжке разрешено в течение 5-ти дней;
  7. гр. 9 — дата и номер приказа о приеме сотрудника на работу;
  8. гр. 10 — подпись кадровика или иного уполномоченного лица;
  9. гр. 6 — серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней;
  10. гр. 11 — сумма в рублях, которая получена за заполнение трудовой книжки. Если плата не взимается, в графе ставится прочерк;
  11. гр. 1 — порядковый номер записи;

В журнале нужно отражать информацию не только по заполненным трудовым книжкам, но и по пустым бланкам книжек, которые в последующем будут оформлены на сотрудников. Непосредственный бухгалтерский учет этих бланков нужно проводить через программу в качестве товарно-материальных ценностей на счете 10.

При ведении и хранении книги необходимо особое внимание уделять таким моментам:

  1. срок хранения журнала составляет 75 лет;
  2. журнал необходимо заполнять вручную;
  3. при ошибках в книге их нужно исправлять следующим образом: в строке под неверной записью поставить отметку, что «Запись под номером. считать недействительной», а затем написать правильную информацию. Исправление обязательно нужно заверить ФИО и подписью сотрудника, внесшего корректировку, с указанием даты.
  4. после заполнения всех листов книга должна храниться в архиве либо другом отделе, выполняющем функции по хранению документов;

Важно! Прямого запрета в законодательстве на ведение книги в электронном виде нет.

Однако такое действие не представляется возможным, поскольку и сам работник, и ответственный сотрудник должны ставить свои подписи при приеме или выдаче трудовой книжки. Если работодатель нарушит законодательство по вопросу ведения книги, например, не будет ее заполнять или же допустит ошибки в документе, к нему применяются меры административной ответственности в виде штрафов.

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ их размеры составляют:

  1. 30 000 — 50 000 руб. для компаний.
  2. 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;

Совет! Если книга ранее не велась, при обнаружении данного факта нужно сразу же оформить документ по всем правилам во избежание штрафных санкций или с целью уменьшения их размера.

Остались вопросы? Понравилась статья? Поделитесь с друзьями! #1С:Бухгалтерия #Электронная трудовая книжка #ЭТК Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Заказать звонок

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

Вы здесь Опубликовано 2014-10-06 18:58 пользователем OP В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму.

В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы. Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек. &nbsp}

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши.

Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Не существует единой обязательной формы этих журналов.

Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году). Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов.

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша.

Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц. Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть.

Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме.

При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками. Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  1. вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.
  2. впервые оформленных документах,
  3. трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша.

Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами. В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении.

Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу. В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки.

В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой. В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году.

Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет. Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  • Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  • Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  • Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
  • После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба.

Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа.

При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку. Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Книга учета трудовых книжек — это документ, без которого нельзя правильно вести учет трудовых книжек, а это прямая обязанность нанимателя. В статье расскажем о том, как правильно его организовать и что будет при нарушении установленного порядка. 15 сентября 2021 Автор: Закуренко Светлана Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности.

Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.

Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.

Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица.

Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.

Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016). За отсутствие книги учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ст.

5.27 КоАП РФ)! Все зависит от комплектации штата.

Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер.

Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи. В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны.

В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво.

При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.

Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты.

Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже. Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:

  1. титульный лист;
  2. основную часть, где и делаются записи.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги.

В круглых скобках указаны номера столбцов книги: Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их. Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О.

нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер.

Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже. Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу.

Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

Если впоследствии работник перейдет на другую позицию, вносить изменения в книгу учета не нужно! Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9). Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10). Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей.
Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей.

Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму. На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника. Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку.

Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма.

Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010. Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника.

Если он откажется подписать, то составляется акт.

Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет.

Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже.

Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность.

Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована.

Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом. Срок хранения максимальный из возможных — 75 лет.

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Расписка в получении трудовой книжки при увольнении — это письменное подтверждение работником факта получения от работодателя на руки документа о его профессиональном стаже. Обязательно ли составлять расписку? Какими нормативными актами она регламентирована?

Как правильно составить? Ответы в статье. 17 октября 2021 Приказ на отпуск по беременности и родам — это официальный документ, который является основанием, чтобы сделать законный перерыв в работе и получить выплаты.

22 октября 2021 Платежка по транспортному налогу в 2021 году — это унифицированная форма документа, которая предназначена для расчетов с бюджетом по транспортному налогу.

В статье расскажем, как правильно его заполнить. Актуальный образец платежки транспортного налога в 2021 году можно скачать в конце статьи.

14 января 2021 Положение о служебных командировках — это утверждаемый работодателем в соответствии с трудовым законодательством документ, определяющий особенности направления сотрудников в поездки по заданию нанимателя.

Расскажем о том, как разработать положение о командировках на 2021 год. 2 октября 2018 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Скачать бланк журнала учета трудовых книжек

Работников отдела кадров, лиц ответственных за архив может интересовать доступность к общепринятым бланкам для оформления журнала трудовых книг. Обычно онлайн запрашиваются формы книг, необходимые для временного хранения оригиналов документов.

Касается случаев, если требуется принятый в делопроизводстве образец правильного заполнения журнала по учету трудовых книжек. Представляет собой прошитый и опломбированный реестр.

Хронологическая отчетность упрощает просмотр записей по движению трудовых книжек и вкладышей к ним. Система учета, хранения оригиналов утверждена официально. Процедура ведения журнала содержится в инструкциях, закреплена на законодательном уровне.

Скачать бесплатно бланк журнала в формате excel .

Несложная форма позволит:

  1. вести достоверные записи по движению и выдаче документов с фиксацией оперативной информации по каждому сотруднику.
  2. обеспечить строгий учет как уже заполненных трудовых, принятых на хранение от лиц, устроившихся на официальную работу, так и чистых подшивок. В запасе должны иметься новые экземпляры, предназначенные для оперативного оформления отношений в будущем;
  3. задействовать специально оформленный внутренний журнал для оперативной работы с оригиналами трудовых и вкладышей;

Такой журнал систематизирует делопроизводство, экономит время на разбирательствах, когда приходится выдавать справки, вести отчет по заполнению вкладышей или движению трудовых книжек работающих или увольняющихся сотрудников.

Касается ситуаций, если необходимо срочно найти необходимые документы, выписки, приказы или приходится работать непосредственно с оригиналами для выяснения общего стажа или последнего места работы. На практике удобнее всего использовать унифицированную форму журнала, которую заполняют для хранения трудовых книг.

На практике удобнее всего использовать унифицированную форму журнала, которую заполняют для хранения трудовых книг.

Общепринятый вид одобрен постановлением № 69 Минтруда РФ (10.10.2003).

Это касается типового образца, где предусмотрено 13 граф.

Ведя учет и перемещая – не забывайте соблюдать хронологию, вначале заполняя первую графу. Регистрация должна охватывать не только берущиеся на учет книги о трудовой деятельности сотрудников, но количество вкладышей к ним. Регистрируя всех поступающих на официальную работу, работодатель обязан строго соблюдать закон, придерживаться действующих инструкций.

Как правильно вести учет трудовых книг отражено в постановлении № 225 Правительства РФ (16.04.2003) п. 40, где указаны особенности оформления отчетного документа. Рассматриваемый вид отчетной документации обязателен к заполнению.

Проще скачать образец журнала учета трудовых книжек, чтобы быстро прошить нужное количество листов. Кроме взятия на учет книги о трудовой деятельности от вновь поступившего на работу, в этом журнале принято делать отметки о:

  1. передаче (под роспись) на руки уволившемуся его документа;
  2. выдаче дубликата (в случаях необходимости);
  3. оформлении вкладыша, если чистые страницы закончились и нужно подшить листы для новых записей;
  4. заполнении нового бланка, когда сотрудник оформляется на первое место работы.

Необходимо придерживаться хронологического порядка, требуемого для реестра, чтобы не нарушить правильность всех записей. Форма строго обязательна к заполнению.

Работодатель не вправе отказаться от ведения такого журнала, что зафиксировано постановлением № 225 Правительства РФ (16.04.2003).

Имея перед глазами образец, где указаны все графы (13 по общепринятой форме) заполняемого журнала, лица, ответственные документировать прием на работу и увольнение сотрудников, смогут без труда переносить сведения из персональных книжек в нужные ячейки бланка. Образец заполнения: Для учета движения документации при оформлении этого журнала – грамотно подпишите книгу, не забыв заполнить информацию для титульного листа. Указывается название предприятия и документ, где на титульной страничке принято заполнять даты (начало и окончание в оформлении книги).

Строго соблюдая нумерацию записей, последовательно в каждой графе бланка необходимо будет заполнить сведения с занесением: 1 номера по порядку (№ п/п) 2, 3, 4 даты (указав число, месяц, год) поступления на работу (заполнение документа) 5 ФИО владельца оформляемого документа, что берется на хранение под роспись 6 реквизитов книжки/вкладыша (серии, номера) 7 специальности, должности, профессии устроившегося на работу 8 наименования организации, с уточнением подразделения, куда поступил человек 9 приказа с датой и № распорядительного документа 10 расписки ответственного, оформившего (принявшего) оригинал 11 полученной суммы (руб.) за оформление формы или вкладыши 12 даты выдачи на руки оригинала после прекращения трудовых отношений (договора) 13 расписки от владельца документа о получении оригинала трудовой Придерживаясь установленного порядка для оформления бланка, лица ответственные за журнал по движению трудовых книжек, обязаны правильно пронумеровать подшивку. Документ предполагает сквозную нумерацию страниц, обязательно прошивается.

Номеровать допустимо как страницы, так и отдельные листы. При этом обеспечивается строгая отчетность в журнале, где невозможно самостоятельно добавить или преступно изъять из книги отдельные элементы. Не нарушая правил отчетности, журнал должен иметь заверительную запись.

Рассматриваемая форма книги заполняется ответственным лицом и на задней обложке журнала содержит стандартные сведения.

В них входят:

  1. название отчетного журнала;
  2. подпись с указанием должности лица заверяющего и его ФИО.
  3. общее количество листов (или страниц);
  4. дата начала ведения реестра;

Для оформления этого реестра рекомендована твердая обложка. Не только на случай принятия на работу или для увольнения используется книга, но и для случаев, рассмотренных в этой статье выше.

Периодом ведения данного журнала считается заполнение всех прошитых листов.

В делопроизводстве предусмотрен срок хранения записей этой книги до 75 лет.

Для любого документа важно правильно прошить все страницы, чтобы невозможно было изъять отдельные листочки.

Цельность реестру гарантирует прочная и сплошная шелковая нить, применяемая для прошивки.

Ее концы еще до начала ведения этого документа должны пройти пломбировку на задней обложке. Форма заверяется специальной печатью и нанесением других реквизитов с подписью ответственного лица.

Чтобы все сведения книги сохранились, имели статус 100% достоверности, важно заверение поручить руководителю фирмы.

Ни его зам., ни сотрудники, ответственные за делопроизводство, не вправе расписаться на обороте этого реестра. Скрепление ниток в прошивке с заверительной записью должно подкрепляться пломбой (иметь сургучную печать).

Недопустимо применять в виде аналога пломбы из бумажных фрагментов или наклейку. В Правилах о ведении и хранении трудовых (4 абз., п. 41) допустимо использовать только опломбирование сургучом.

Когда возникают ситуации – если требуется исправить определенную запись или неверно занесенные сведения, выявленное несоответствие аккуратно зачеркивается. Затем делают запись с корректной формулировкой, указывая все исправления. Сообщают на внутренней части обложки, придерживаясь аналогии по внесению изменений в трудовой.

Если требуется корректировать ошибку, конкретизируется каждая неверная запись с порядковым номером, ставятся дата и роспись, что заносятся в журнал ответственным лицом.

Все исправления выявленных ошибок и несоответствий проводятся без нарушения требований действующего законодательства РФ.

Недопустимо нарушать правила при ведении этого реестра.

Важно вовремя исправлять найденные ошибки или явные несоответствия, при этом все отметки должны быть аккуратными и иметь «читабельный» вид.

Для руководителя важно постоянно вести этот документ, который хранится у того, кто за реестр ответствен.

Каждая запись должна производиться в строгом соответствии с правилами ведения журнала.

При отсутствии в организации такого документа, или в случаях неправильного ведения, заполнения книги учета трудовых книжек, контролирующий орган вправе расценить ситуацию как явные несоответствия в делопроизводстве и законодательства. Чтобы вас не оштрафовали по несоответствиям КоАП РФ (ст.5.27), рекомендуется придерживаться общих правил в заполнении и ведении этого реестра. Минимальным штрафом для должностного лица за отсутствие этого реестра является 1 тыс.

руб., а для компании сумма составит – 30 тыс. руб. В каждой организации придерживаются установленных норм в ведении журналов.

Если рассматривать выдачу на руки сотрудникам этого реестра, то стоит отметить, что:

  1. графа 12 указывает точную дату возврата книжки уволившемуся с предприятия;
  2. если человек решил уволиться, то заполняют 12 и 13 графы книги, в которой ведется строгий учет трудовых;
  3. журнал для учета трудовых книжек попадает к увольняющемуся лицу при получении его трудовой;
  4. графа 13 имеет место для росписи непосредственно самого сотрудника – он, получая трудовую, расписывается в реестре, тем самым свидетельствуя отсутствие каких либо претензий к работодателю.

Все тонкости в соблюдении алгоритма действий при приеме и увольнении сотрудников помогут не нарушить хронологию этого реестра, что очень важно при выдаче справок и другой оперативной информации. Ценно, когда в деле принимают участие опытные кадровики, знающие определенные нюансы в делопроизводстве.

Соблюдая корректный формат в датах сделанных записей, ответственные лица за оформление и ведение журнала, смогут избежать штрафов и административных взысканий.

Необходимо помнить, что в этой форме содержится правильное написание должностей (регламентируемое штатным расписанием компании). Отражая идентификацию (ФИО) владельцев трудовых книжек, при заполнении журнала по учету и архивации оригиналов, недопустимо делать сокращения не только в фамилии хозяина книжки, но и просто ставить инициалы.

Соблюдая несложные правила в регистрации поступающих и оформляемых документов, ответственные лица смогут быстро находить нужные сведения и отметки. Реестра требует внимательного заполнения всех 13 граф. Принимаемые на хранение работодателем оригиналы, оформляемые вкладыши должны проходить регистрацию в этом реестре под отдельными порядковыми номерами.

Аккуратность ведения журнала позволит отразить реальность действий по перемещению трудовых и вкладышей каждого отдельно взятого сотрудника. Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  • Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  • Позвоните на горячую линию: ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ. > « Предыдущая запись Следующая запись » Рубрики Свежие комментарии © 2021 Юристам PRO Хотите получать обновления? Подпишитесь, чтобы не пропустить новые публикации

Книга учета движения трудовых книжек

/ Документ: Скачать Скачать Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет .

С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила). Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

  • Выдача , если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
  • Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
  • Заполнение , если в книжке закончились страницы.
  • Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.
  • Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д. Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа: 1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов. 3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован.

Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  1. дату начала ведения журнала;
  2. подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.
  3. количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  4. название документа;

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом: Порядковый номер столбца Содержание 1 Проставляется порядковый номер записи 2, 3, 4 Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ 5 Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью 6 Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее.

При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании.

Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки. Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка: с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»; с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером; с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков 7 Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания) 8 Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник 9 Заносятся реквизиты или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк 10 Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала 11 Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка.

Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк 12 Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации. Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска) 13 В зависимости от ситуации:

  1. заполняются реквизиты , направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
  2. указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)
  3. проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации. При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал. Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  • Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.
  • В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  • Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+