Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Сопроводительное письмо к архивной справке

Сопроводительное письмо к архивной справке

Сопроводительное письмо к архивной справке

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов


Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке. Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо. 5 января 2021 Автор: Камалова Марина Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

  1. к документации в налоговую инспекцию;
  2. к коммерческому предложению;
  3. к акту сверки;
  4. ;
  5. к исполнительной документации;
  6. к кадровой документации.
  7. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  8. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте. Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать.

На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Переписка организаций регулируется . Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  • Содержание.
  • Номер и дата обращения.
  • Перечень прилагаемых документов.
  • Контакты.
  • Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  • Лицо, подтверждающее достоверность.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию.

В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату.

Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх.

№… от …». В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Разберемся, что писать в сопроводительном письме.

Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение.

Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел. Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него.

Для этого можно использовать такие фразы:

  1. прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  2. прошу подписать и возвратить в срок;
  3. прошу подтвердить получение;
  4. прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  5. прошу информировать установленным порядком.
  6. прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции.

При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента.

При этом желательно полностью указывать реквизиты.

В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета. Например:

  • Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.
  • Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных. Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме.

Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Если работник не согласен с увольнением, считает, что его права нарушены, он может обратиться в суд для восстановления на работе.

Разберемся, как работнику составить судебный иск, и как — в случае положительного решения — работодателю восстановить его на работе. 15 октября 2021 Приказ о восстановлении на работе составляет кадровик предприятия в произвольной форме.

Разберемся, как составить такой документ, и приведем образец грамотного заполнения для бюджетной организации. 14 января 2021 Разберемся, зачем нужно сопроводительное письмо о направлении договора на подписание и как правильно его составить. 13 января 2021 Справка о заработной плате — это документ, который подтверждает уровень дохода трудящегося гражданина.

Довольно часто сотрудники обращаются в бухгалтерию за такой бумагой. Разберемся, какие бланки использовать бюджетной организации и составим образец справки о среднем заработке. 1 февраля 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Петрова Наталья Юрьевна Автор PPT.RU 15 января 2021 Сопроводительное письмо — это формой делового этикета.

Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними.

Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье. Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003.
Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003.

Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

? Начнем с основных правил:

  1. с указанием даты и регистрационного номера.
  2. на фирменном бланке;

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович! Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.

Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме.

Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении.

Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Заключение Перечень приложений.

Вежливая подпись Приложения:

  • Фото установленного баннера, количество листов.
  • Товарная накладная, количество листов.
  • Заказ-наряд, количество листов.
  • Договор поставки, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя. Пример сопроводительного письма к документам Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений.

Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию. Материалы по теме Образец сопроводительного письма о передаче документов.

Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Текст обращения выдерживается в деловом стиле.

Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.

Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения.

Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица.
Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля.

По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Как составить сопроводительное письмо к документам

› Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Содержание Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем. Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться.
Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

  • Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
  • В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
  • Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
  • Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  • В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  • Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  • Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  1. «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  2. «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  3. «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  • После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  1. количество экземпляров;
  2. полное название документа;
  3. при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  • Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату.

    Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения».

    Вместе с наименованием документа приводятся:

  • В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  1. общее количество пересылаемых экземпляров;
  2. при необходимости указывают необходимость прошивки.
  3. дата принятия документа;
  4. количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  • Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  • Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  • Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя.

Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя.

Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией.

Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования. Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е.

30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата. С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например:

«Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней»

.

В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная:

«Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма»

. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров.

Пример текста приводится ниже.

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов).

Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

  • В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
  • Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
  • Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.
  • После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

Оцените статью

(3 оценок, среднее: 3,33 из 5)

Загрузка. Рекомендуем по теме 29.08.2017 13.12.2017 26.08.2017 03.06.2017 03.09.2017 28.08.2017 Добавить комментарий Популярные статьи

Архивная справка – образец составления

Помещено в тему:

Необходимая информация об вынесена в отдельную статью (по ссылке можно перейти к ее прочтению). В данной статье рассмотрим непосредственно порядок подготовки ответа на запрос в форме архивной справки.

Обратите внимание на следующее правило, потому что оно имеет огромнейшее значение.

Помните, что все сведения, интересующие заявителя, допускается предоставлять, только если они могут быть документально подтверждены архивными подлинниками. Надо обойтись без домысливания и каких-либо предположений, даже если они логически вытекают из содержания имеющихся в организации архивных документов.

Ну, нельзя приводить собственные выводы и комментарии. Архивная справка и имеет установленную форму. В нее всегда включаются сведения о предмете запроса, при этом в архивной справке указывают архивные шифры (номер дела по описи) и номера листов документов дела, послуживших основанием для ее составления (обычно это выносят в конец текста).

Следует учитывать, что без такой ссылки на архивные документы (поисковые данные) справка не будет иметь юридической силы. В архивную справку следует включать только сведения, которые относятся к упомянутому в запросе лицу.

Если же в документе-основании дополнительно содержатся данные на каких-либо еще лиц (т.е. не перечисленных в запросе), то в справке не допускаются любые указания на них.

Последовательность событий в тексте отражают по хронологическому принципу, как они изложены в архивных документах.

При этом не допускаются исправления в тексте.

В случае наличия переименования структурных подразделений, непосредственно самой организации или должностей в течение ряда лет, то современные их названия в архивной справке не должны фигурировать. Т.е. при составлении архивной справки о работе человека в организации все наименования переносят из архивных подлинников в точности как они там указаны (в интересующий период в прошлом).

Если в запрашиваемый период были переименования, то каждое из них находит отражение в справке (в произвольном виде, см. первый образец архивной справки).

В процессе подготовки справки могут выявиться некоторые расхождения с указанными сведениями в запросе (например, различные варианты написания имени при совпадении фамилии и остальных данных), встретиться исправления, сокращения или неразборчивый текст в оригинале. В этом случае в справке делают примечание. Например, в нужном месте текста в скобках делают отметку вида: «Так в подлиннике документа» или любую аналогичную (см.

второй образец архивной справки). Если запрос касается заработной платы, то необходимо отдельно указывать суммы ее начисления за каждый месяц. Данные переносят из архивных документов так, как они были отражены в подлинниках и в масштабе цен запрашиваемого периода.

Если за какие-либо месяцы отсутствуют начисления (в т.ч. нет лицевых счетов), то это необходимо отметить. В архиве в процессе составления справки не нужно производить расчет общей суммы за год, среднемесячного или среднегодового дохода, делать поправку на инфляцию и т.п. Фактически что требуется – это просто перенести данные из оригинала в современный документ.
Фактически что требуется – это просто перенести данные из оригинала в современный документ. Если документы о зарплате отсутствуют, то для составления справки можно использовать штатное расписание.

Действуя таким образом, можно установить должностной оклад за определенный период.

Изучением и можно установить наличие иных выплат за интересующий заявителя период.

Если требуется подготовить справку о награждении человека, то необходимо убедиться о включении в нее следующих данных: наименование документа-основания (приказ, решение, постановление и т.п.) для награждения, наименования награды и, конечно, ФИО награжденного.

Справку подписывает руководитель или допускается подписать уполномоченному в установленном порядке на основании приказа, должностной инструкции и т.п.

должностному лицу. Документ требуется заверить печатью организации.

УПРАВЛЕНИЕ ТЕХНОЛОГИИ Волчкову Михаилу Артуровичу ПРОИЗВОДСТВА МЕТЕЛОК ул. Кривой Мзги, д. 41, кв. 111 (Управление ТПМ) г. Белгород, 000000 пр. Прохоренкова, 33, г.

Белгород, 000000 телефон: (000)999-00-46; телефакс: (000)999-00-45; e-mail: ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … АРХИВНАЯ СПРАВКА 04.04.2014 № 01-25/001279 На № б/н от 01.04.2014 Волчков Михаил Артурович 18.12.1996 принят на работу в Управление технологии и ремонта уборочной техники (с 01.11.1997 – название Управление технологии производства метелок) на должность оператора теплогенерирующих установок (приказ директора от 17.12.1996 № 544-к), 02.09.1998 переведен на должность мастера 2 разряда контрольного отдела (приказ директора от 31.09.1998 № 229-к), 13.11.1999 уволен по собственному желанию (приказ директора от 10.11.1999 № 333-к). Основание: Ф. 45, оп. 6, д. 125, л.

96. Ф. 45, оп. 6, д. 138, л. 16.

Ф. 45, оп. 6, д. 197, л. 202. Руководитель управления Б.Д. Рогозицкий Кочкина М.А. 00-00-00 ФБУ

«ТАГАНРОГСКИЙ Цирковому Ростиславу Алексеевичу ИНСТИТУТ ИСКУССТВА»

пер.

Тупиковый, д. 3, кв. 38 (ФБУ «ТИИ») г. Таганрог, 000000 ул. Радецкого, д. 54, Таганрог, 000000 телефон: (10000)9-18-20; телефакс: (10000)9-18-18; e-mail: ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … АРХИВНАЯ СПРАВКА 01.10.2014 № 03-22/0346 На № б/н от 26.09.2014 В соответствии с лицевыми счетами по зарплате работников ФБУ «Таганрогского института искусств» за октябрь—декабрь 2007 г.

Цирковому Ростиславу Алексеевичу начислено: октябрь 2007 г.

– 35413,02 руб.; ноябрь 2007 г. декабрь 2007 г. – 46328,18 руб.

Информация о начислении за ноябрь 2007 г. в лицевых счетах отсутствует. Цырковой Ростислав Алексеевич (так фамилия указана в документах) за 2008 г.

имел начисления: январь 2008 г. – 32458,44 руб.; … (аналогично перечислить) декабрь 2008 г.

– 924,15 руб. Суммы указаны как в документах и в масштабе цен, действовавших в запрашиваемый период. Основание: Ф. 366, оп. 4, д. 26, л. 234-237. Ф. 366, оп. 4, д. 39, л.

199-211. Директор института Д.Н.

Укропов Яковенко М.О. 0-00-00 В статье приведено всего два образца архивной справки – о стаже работы и заработной плате. Собственно, по приведенной форме можно составлять справки по абсолютно любой тематике. В целях исполнения запроса информация также может быть подготовлена в виде .

Из-за ограничений по объему каждой статьи об этом будет уже в последующих публикациях. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 46 комментариев © 2011-2019 . Все права защищены MAXCACHE: 0.39MB/0.00033 sec

Рубрики

Одна из основных задач каждого архива – организация использования документов, находящихся на архивном хранении.

В практической деятельности довольно часто возникает необходимость составить справку на основании хранящихся документов.

Сегодня мы рассмотрим организацию работы по исполнению поступающих в архив запросов. Как правило, в архив организации поступают запросы социально-правового характера.

В частности, для урегулирования вопросов пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством у людей может возникнуть необходимость подтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивным документам. Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив организации – запросы о подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастных случаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании (в учебных заведениях). Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается.

Для начала работы в архив должен поступить письменный запрос от гражданина или организации.

При этом он может быть как доставлен лично, так и направлен по почте. Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос на общих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение и наложение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации на исполнение. Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе: Ф.И.О., адреса для ответа, подписи заявителя, оценивает полноту запрашиваемой информации.

Если в запросе не содержится необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно указать соответствующие сведения. Если не представляется возможным подготовить запрашиваемую информацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам в архиве отсутствуют необходимые сведения и т.д.), об этом также следует письменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, куда следует обратиться для получения требующихся сведений.

Так, личное дело государственного служащего при смене места работы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результате ликвидации организации документы были переданы на хранение в государственный или муниципальный архив и др. В зависимости от запрашиваемой информации исполнитель определяет круг архивных документов, которые необходимы для работы. Чаще всего основным научно-справочным аппаратом в архиве организации являются описи дел по личному составу и постоянного хранения.

Очень удобно проводить поиск, когда архивные описи дел дублируются в электронном виде.

На основании описей дел исполнитель отмечает номера дел, к которым следует обратиться для исполнения запроса, проводит поиск и отбор нужных ему дел. В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой конкретной организации архивист может выдать архивные дела для исполнения запроса в структурные подразделения (например, бухгалтерию или кадровую службу – в этом случае сам запрос останется в данном подразделении, а в архив поступит только заявка на выдачу конкретного архивного дела) или приступить к подготовке ответа самостоятельно. Для подготовки информации по запросам о стаже работы и заработной плате полезно иметь представление о наименованиях структурных подразделений, в которых работал заявитель (переход из одного в другое, их переименование).

Простейший способ получить эти сведения – изучить копию трудовой книжки. Поэтому при наличии множества таких изменений за период работы человека имеет смысл запросить данную информацию у заявителя (попросить перечислить в запросе места работы и должности или приложить к нему копию трудовой книжки). Более трудоемкий способ – изучение приказов по личному составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы человека в конкретной организации.

Если фамилия человека менялась (самый распространенный пример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилия была в запрашиваемый период. Просмотр документов обычно начинают с последнего года работы человека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросе был указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу и увольнения). Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделать копию (копии) соответствующих приказов по личному составу.

Для подтверждения заработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при их отсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы и других выплат.

Обратите внимание! Документы, составленные непосредственно самим заявителем, в т.ч. в период работы в этой организации (например, анкета, автобиография и др.), не могут служить основанием для справки. Для подготовки ответа следует пользоваться только официальными документами организации, в установленном порядке подписанными руководством.

В результате исполнения запроса на основании изучения отобранных архивных документов подготавливают отрицательный или положительный ответ.

При большом количестве запрашиваемых сведений из архива в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном документе допускается перечислить различные ситуации и регламентировать сроки подготовки ответа. Но в любом случае этот срок не должен превышать 30 дней после регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) – не более 15 дней с момента регистрации. Пересылка запросов по принадлежности в другие организации или архивы – 5 дней (такое часто встречается, особенно в пределах одного ведомства).

Если запрашиваемые сведения можно документально подтвердить на основании имеющихся документов в архиве, то составляют положительный ответ.

Информацию подготавливают в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии. Архивная справка составляется на бланке организации по установленной форме (Примеры 1, 2). Она содержит информацию о предмете запроса, при этом следует указать архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, на основании которых она составлена (в конце текста справки).

Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридической силы. ПРИМЕР 1 УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ КОМПЛЕКТАЦИИ № 2 (УПК № 2) пр. Веденеева, 22, г. Калуга, 123456 Тел.

8-495-123-45-67, факс 8-495-123-45-68 http://upk.ru ОКПО 12345678 ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789 АРХИВНАЯ СПРАВКА Виноградову Сергею Ивановичу ул. Стельнова, д. 12, кв. 38, г. Калуга, 123456 23.09.2013 № 01-16/324 На № б/н от 02.09.2013 Виноградов Сергей Иванович 22.03.1992 принят на работу в Управление производственно-технической комплектации № 2 (с 01.02.1993 – переименовано в Управление производственной комплектации № 2) на должность мастера 2 разряда (приказ директора от 21.03.1992 № 39-к), 18.10.1994 переведен на должность начальника производственно-технического отдела (приказ директора от 15.10.1994 № 142-к), 02.08.1996 уволен по собственному желанию (приказ директора от 31.07.1996 № 63-к).

Основание: Ф. 50, оп. 2, д. 64, л.

42. Ф. 50, оп. 2, д. 71, л. 196. Ф. 50, оп. 2, д. 97, л. 14. Справка выдана для предоставления по месту работы.

Руководитель управления Усиков А.М. Усиков М.П. Матвеева О.В. 17-15-12 ПРИМЕР 2 ФГБУ «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» (ФГБУ «СПБГУ») ул.

Калошкина, д. 22, Санкт-Петербург, 132756 Тел. 8-495-321-45-68, факс 8-495-321-45-69 http://spbgu.ru ОКПО 12345678 ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789 АРХИВНАЯ СПРАВКА Зацарицинскому Александру Олеговичу ул. Тяпкина, д. 45, кв. 204, Санкт-Петербург, 132756 24.09.2013 № 04-18/985 На № б/н от 03.09.2013 Согласно лицевым счетам по заработной плате работников Санкт-Петербургского гуманитарного университета Зацарицинский Александр Олегович за период август–декабрь 2003 г.

имел следующие начисления: август 2003 г.

– 1589,80 руб.; сентябрь 2003 г. – 1862,49 руб.; октябрь 2003 г. ноябрь 2003 г. декабрь 2003 г.

– 1841,23 руб. Информации о начислении за октябрь,ноябрь 2003 г. в лицевых счетах нет. Зацарицынский Александр Олегович (так в документах указана фамилия) за период январь–март 2004 г. имел следующие начисления: январь 2004 г.

– 1620,75 руб.; февраль 2004 г.

– 1736,08 руб.; март 2004 г. – 843,67 руб. Суммы указаны как в документах и в масштабе цен, действовавших в запрашиваемый период.

Основание: Ф. 1255, оп. 2, д.

126, л. 44–47. Ф. 1255, оп. 2, д. 144, л. 53–56. Справка выдана для предоставления по месту требования.

Директор университета Смирнов А.В. Смирнов Левачко А.В. 000-00-00 В справку включают сведения, имеющие отношение к лицу, упомянутому в запросе. Нельзя дополнительно указывать сведения о других лицах, содержащиеся в архивных документах.

Текст составляется в хронологической последовательности. Все данные воспроизводятся так, как они упомянуты в архивных документах. В случае выявления расхождения со сведениями, изложенными в запросе, а также при наличии любых неточностей (неразборчивый текст, исправления в оригинале) необходимо сделать примечание.

Для этого, как правило, в тексте в скобках указывают: Так в подлиннике документа или делают любую подобную отметку. В архивной справке не допускается делать собственные выводы, предположения, комментарии, а также исправления в тексте. В справке все наименования организации, структурных подразделений, должностей должны быть указаны действующими в прошлом (на момент запрашиваемого периода), при этом каждое переименование организации фиксируется в справке.

Начисление заработной платы указывается за каждый месяц отдельно, суммы – как в архивных документах в соответствии с масштабами цен, действовавших в интересующий заявителя период. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года.

Расчет среднемесячного и среднегодового заработков архивом не производится. Необходимо сделать примечание к справке в случае отсутствия начисления заработной платы за отдельные месяцы или лицевых счетов.

При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности. При подготовке справки о награждении требуется указать: документ, на основании которого проведено награждение (постановление, приказ, решение и др.), название награды, фамилию, имя, отчество награжденного. Допускается на данный вид запроса подготовить информацию в виде архивной выписки, в которой приведены выдержки из соответствующего архивного документа.

Подписывает документ руководитель или в установленном порядке уполномоченное должностное лицо (согласно приказу, должностной инструкции и т.д.). Справка заверяется печатью организации. Архивная выписка составляется на официальном бланке организации с обозначением названия документа «Архивная выписка», при этом текст дословно воспроизводит часть текста оригинала документа по предмету запроса (Пример 3).

В выписке также принято приводить архивный шифр и номера листов единицы хранения, на основании которых она составлена.

В архивной выписке полностью воспроизводят реквизиты бланка архивного документа (в т.ч. дату и номер), на основании которого подготовлена запрашиваемая информация.

ПРИМЕР 3 Государственное учреждение «Реабилитационный центр для граждан с ограниченными возможностями «Отклик»» (ГУ «РЦ ГОВ ”Отклик”») ул. Ким, д. 5, г. Пенза, 123567 Тел.

8-495-456-45-69, факс 8-495-456-45-70 http://otklik.ru ОКПО 12345678 ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789 АРХИВНАЯ ВЫПИСКА Администрация Никольского района Нижегородской области ПРИКАЗ 22 декабря 2006 г. № 164-к г. Никольск О награждении социальных работников в связи с празднованием Дня социального работника В связи с профессиональным праздником – Днем социального работника, а также за безупречную работу и высокие достижения в труде ПРИКАЗЫВАЮ: […] 2. Наградить Почетной грамотой Администрации Никольского района Нижегородской области […] Языкову Валентину Алексеевну – социального педагога ГУ

«Реабилитационный центр для граждан с ограниченными возможностями ”Отклик”»

.

Глава администрации Н.А. Картошкин Основание: оп. 3, д. 145, л. 203–205. Верно Архивариус Левачко А.В. Левачко 03.09.2013 М.П. Есть еще один вариант подготовки ответа – изготовить выписку из архивного документа.

Отличие от предыдущего образца только в оформлении «шапки» – к названию архивного документа добавляют слово «выписка». Например, название «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА» (Пример 4). ПРИМЕР 4 Администрация Никольского района Нижегородской области ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 22 декабря 2006 г.

№ 164-к г. Никольск О награждении социальных работников в связи с празднованием Дня социального работника При наличии в начале подлинника документа общей части (преамбулы) ее воспроизводят полностью. Начало и конец каждого извлечения, все пропуски в тексте архивного документа допускается обозначать многоточием.

В выписку переносят наименование должности и фамилию с инициалами лица, подписавшего документ (непосредственно личная подпись будет отсутствовать). Заверить выписку может работник архива. Для этого внизу последнего листа делается надпись «Верно», ниже указывают должность, ставят личную подпись с расшифровкой фамилии, дату и заверяют печатью организации (см.

Пример 3). В многостраничной выписке можно заверить каждый лист отдельно или скрепить листы нитью (металлической скобой) и пронумеровать их.

Затем на место скрепления приклеивается небольшой листок бумаги с надписью вида «Прошито и пронумеровано 5 листов» с указанием должности заверяющего, подписи.

Печать организации обычно захватывает часть наклейки. Для направления по почте выписки обычно составляют сопроводительное письмо. Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа (например, это может быть копия, выполненная при помощи копировального аппарата).

Ее необходимо заверить в порядке, аналогичном установленному выше (см. Пример 3). На обороте копии следует проставить архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

Для направления изготовленной копии адресату обычно требуется составить сопроводительное письмо. Для обеспечения конфиденциальности информации архивные копии изготавливают, если оригинал документа содержит сведения только о человеке, на которого сделан запрос.

В иных случаях составляют архивную справку или архивную выписку.

Если запрашиваемые сведения невозможно документально подтвердить на основании имеющихся в архиве дел, то подготавливают отрицательный ответ. На официальном бланке организации сообщают адресату об отсутствии в документах архива запрашиваемой информации (Пример 5).

Ответ также может содержать рекомендации об организации, в которую следует обратиться для получения интересующих сведений; запрос дополнительных сведений, необходимых для исполнения обращения; информацию о передаче архивных документов в другую организацию, фактах утраты документов и т.д.

ПРИМЕР 5 Открытое акционерное общество «Уралмебель» (ОАО «Уралмебель») ул. Советская, д. 22, г. Челябинск, 123678 Тел. 8-495-555-45-70, факс 8-495-555-45-71 ОКПО 12345678 ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789 Конокрадову Анатолию Евгеньевичу ул.

Московская, д. 32, кв. 4, г. Челябинск, 123678 25.09.2013 № 04-15/986 На № б/н от 04.09.2013 Об отсутствии сведений о доходах Конокрадова А.Е. Сообщаем, что в документах архивного фонда ОАО «Уралмебель» сведения о начислении заработной платы Конокрадову Анатолию Евгеньевичу за 1999–2006 гг. отсутствуют. В 2006 г. предприятие, указанное в запросе, было ликвидировано.

В результате проведения ликвидационных мероприятий документы были переданы на хранение в МУ «Городской архив документов по личному составу». Рекомендуем Вам обратиться в данный архив, расположенный по адресу: г. Челябинск, ул. Кривошапки, д.

145, тел. 8-495-854-63-78. Заместитель генерального директора Каморников Т.А. Каморников Удочкина Н.М. 00-00-00 Особую группу запросов составляют обращения о выдаче подлинных личных документов. В учебных заведениях зачастую в личных делах студентов остаются документы об образовании (аттестаты зрелости и др.), которые они впоследствии запрашивают.

Могут запрашивать трудовые книжки работников (например, невостребованные в связи со смертью работника) и другие личные документы, не полученные в свое время владельцами и находящиеся на хранении в архиве организации.

При наличии запроса допускается изъятие из архива организации таких документов с разрешения руководителя организации и выдача владельцам или их родственникам по предъявлении документа, удостоверяющего личность, доверенным лицам нотариально заверенной доверенности.

Подлинные личные документы могут быть также высланы заявителю ценным письмом.

Все письма-ответы составляются в двух экземплярах, один из которых предназначен для отправки заявителю по почте после обязательной регистрации согласно принятому порядку ведения делопроизводства, другой помещается в дело организации в соответствии с номенклатурой дел. Заявитель может также получить ответ лично.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+