Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Предпринимательское право - Сколько лет надо хронить документы ооо

Сколько лет надо хронить документы ооо

Сколько лет надо хронить документы ооо

Сколько лет должны «жить» документы в бухгалтерии


Бухгалтерия — самое бумажное подразделение любой компании. Но избавляться от всевозможных документов нужно грамотно. Хранить их следует как минимум несколько лет.

А некоторые документы нельзя уничтожать целых 75 лет! Так сколько же должны «жить» бухгалтерские бумаги?Сколько хранить документыСамо собой, документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке.

На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке.

Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов.

Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп.

5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок? Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2004 года?
К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2004 года?

Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2005 года, а окончанием — 31 декабря 2008 года. Получается, что в 2008 году надо хранить документы 2004 года.

То есть года, который не подпадает под выездную проверку.Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что: — первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет; — документы учетной политики и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Несколько исключений из общего правилаИтак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода.

Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода.

Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.Между тем в ряде случаев срок хранения документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей.

Разберем такие ситуации отдельно.«Первичка» по приобретенному имуществу.

Документы на приобретение основных средств нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество.

Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-02/84). Специальное требование для убыточных компаний.

Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса.

Убытки можно учитывать 10 последующих лет. Поскольку глава 25 Налогового кодекса действует с 2002 года, убыток этого года можно использовать для уменьшения налоговой нагрузки компании вплоть до 2012 года включительно. Более того, статья 10 Федерального закона от 6 августа 2001 г.

№ 110-ФЗ допускает признание убытков, выявленных на конец 2001 года.Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период.

Исходя из этого, Минфин России в письме от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Правда, объем убытков может быть подтвержден ранее проведенными налоговыми проверками, в ходе которых уже исследовалась относящаяся к ним «первичка».

В этом случае повторной документальной проверки не требуется. К такому выводу пришел ВАС РФ в определении от 6 июня 2008 г. № 6899/08.Добавим, что требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п.

5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).Списание безнадежной дебиторской задолженности. И в этом случае хранить документы придется дольше пяти лет.Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде.

Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.Срок хранения документов акционерными обществами.

Акционерные общества при хранении документов должны руководствоваться Положением, утвержденным постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. В частности, согласно этому нормативному документу, устав и годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно. То есть в течение всего срока работы компании.

А в случае ликвидации общества документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный архив. Это если с ним был заключен договор. Если же соглашения с архивом нет, то он обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. Отчеты по налогам. Годовые налоговые декларации компания должна хранить не менее 10 лет, а квартальные при наличии годовых — пять лет.

Это определяет пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень типовых управленческих документов) во взаимосвязи с пунктом 2.4.2 Указаний по применению Перечня. Не менее 10 лет нужно хранить и квартальные отчеты, если нет годовых (например, по НДС).

А вот месячную отчетность при отсутствии квартальных форм нужно хранить 5 лет.Счета-фактуры, книги покупок и продаж. Согласно пунктам 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж… утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г.

№ 914, книги покупок и книги продаж следует хранить в течение полных пяти лет с даты последней записи. То есть эти бумаги за IV квартал 2004 года должны храниться и на протяжении 2009 года.

Пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание — пункт 150 Перечня типовых управленческих документов.Вместе с тем налоговые органы хотя и вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления налогов и подтверждающие их уплату, но лишь в соответствии с законодательством о налогах и сборах. А вышеназванный Перечень в него не входит.

Следовательно, например, в 2009 году запрос налоговиков о представлении счета-фактуры за 2004 год можно оставить без внимания.Срок хранения ряда других документов. Сроки хранения ряда других документов установлены специальным федеральным органом исполнительной власти — Росархивом (п.

3 ст. 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г.

№ 290). И они зачастую превышают пять лет. Обратимся к уже упомянутому нами Перечню типовых управленческих документов.

Бухгалтера в первую очередь касается раздел 4 «Учет и отчетность», а также разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Мы свели отдельные позиции Перечня в таблицу.В таблице есть документы со сроком хранения один год.

Но если эти бумаги относятся к «первичке», то в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете их нужно хранить не менее пяти лет.Считать сроки хранения документов нужно с 1 января года, следующего за тем годом, когда они выписаны.Как правильно хранить и уничтожать документы Отбирать документы на хранение и уничтожение, а также устанавливать сроки должна постоянно действующая экспертная комиссия.

В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений, а председателем назначается один из руководящих работников фирмы. Как хранить. Хранение документов является элементом документооборота и поэтому должно регламентироваться учетной политикой (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»).
5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»). При этом следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР от 29 июля 1983 г.

№ 105, далее — Положение). Но в части, не противоречащей действующему законодательству.

В пункте 6.1 Положения указано, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения).Место хранения документов компании определяют самостоятельно.

Как правило, это офис компании. Отметим, что хранить бумаги можно и не в офисе — законом это не запрещено. Например, можно воспользоваться услугами специализированных архивных фирм, что нередко бывает и выгоднее, и надежнее.

Но акционерные общества ряд документов (например, устав и годовые отчеты) должны хранить исключительно по местонахождению своего исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г.

№ 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Конечно, размещение бумажного архива требует офисных площадей, которые постоянно дорожают.

Поэтому проще хранить бухгалтерские и налоговые документы в электронном виде.

Такая возможность предусмотрена статьями 9 и 10 Закона о бух-учете и статьей 314 Налогового кодекса РФ. Это подтвердил и Минфин России в письме от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.Однако чиновники разъяснили, что информацию на машинных носителях следует хранить с применением электронной цифровой подписи.

В соответствии с нормами Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» такая подпись равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе.

Для электронного документооборота фирма создает корпоративную информационную систему. Ее обслуживает удостоверяющий центр, обеспечивающий применение цифровой подписи в электронных документах.

А что делать с документами, если фирма ликвидируется?

Тогда документы по личному составу ликвидационная комиссия передает на хранение в государственный или муниципальный архив. А иные архивные бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, можно также передать в архив, заключив с ним договор. Либо хранить в любом ином месте.

Отметим, что просто уничтожить эти бумаги запрещает пункт 9.7.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. И во избежание возможных проблем с правоохранительными органами лучше так не поступать.При реорганизации компании документы передаются организации или организациям-правопреемникам. Если же происходит выделение новой организации, ей передаются дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

Как уничтожать. Уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым руководителем организации.При этом в акте на утилизацию документов не обязательно указывать реквизиты всех бумаг. Такой вывод следует из пункта 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций. В этих правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение.

И в нем можно делать единую запись по группе однородных документов. Какие документы считаются однородными, фирма вправе определить самостоятельно.

Например, это могут быть документы с одинаковым наименованием, скажем счета-фактуры.По закону папки с документами, подлежащими уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию). Например, в компанию, занимающуюся переработкой вторсырья. Передачу бумаг оформляют накладной. Погрузка и вывоз на утилизацию происходят под контролем сотрудника, обеспечивающего сохранность документов в организации.
Погрузка и вывоз на утилизацию происходят под контролем сотрудника, обеспечивающего сохранность документов в организации.

Подойти к уничтожению документов можно и проще. Скажем, использовать для этого уничтожитель бумаг.

Кроме того, документы можно сжечь или просто выбросить.

Правда, следует учитывать, что несанкционированное сжигание является нарушением экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно. Например, согласно трудовому законодательству работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных работников.

Да и прочие бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.Ответственность за нарушение правил хранения документовСогласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Такое налоговое правонарушение влечет штраф в размере 5000 руб. Но лишь при условии, что «недостача» названных документов обнаружена только за один налоговый период.

В противном случае налогоплательщика ждет штраф в размере не менее 15 000 руб. Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве.

На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность. И наконец, как компания соблюдает архивное законодательство, могут проверить работники архивных органов.

Рекомендуем прочесть:  Что такое жилищный фонд

Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов грозит должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 300 до 500 руб. Как распределяется ответственность за хранение документовЗа хранение документов отвечают руководитель компании и главный бухгалтер.

Причем на основании Закона о бухучете директор отвечает за организацию хранения, в частности за наличие специальных помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главный бухгалтер обеспечивает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать ответственных лиц (п.

6.6 и 6.2 Положения). К примеру, с течением времени информация, отраженная на бумажных носителях, может теряться (выцветать). В таком случае нужно позаботиться об изготовлении копий этих документов и заверить их печатью фирмы. Данная рекомендация следует из письма Минфина России от 3 апреля 2007 г.

№ 03-03-06/1/209.Как Вы поступаете с документами, срок хранения которых истек? Источник: Главбух Источник: Журнал : Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

Сроки хранения документов

В соответствии с Федеральным законом первичные учетные документы, регистры бухучета, бухотчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года. В целях главы 25 НК налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода .

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.

Такие разъяснения дает Минфин в письме .Вид документаСрок храненияПервичные учетные документы (кассовые, банковские документы, акты о приемке, сдаче и списании имущества, накладные и другие) 15 летУчетные регистры (главная книга, журналы-ордера и другие) 1Кассовые книги, оборотные ведомостиКниги регистрации счетов, доверенностей, платежных документовРабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политикиРасчетные (расчетно-платежные) ведомости 2Акты документальных ревизий; акты проверок кассы, правильности взимания налогов 1Договоры, соглашения всех видовСправки, акты, обязательства, переписка по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениямСведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налоговСвидетельства о постановке на учет в налоговых органах 3Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов, об освобождении от них, о предоставленных льготах, отсрочках по уплате налоговДоговор банковского счетаПереписка о финансово-хозяйственной деятельностиБухгалтерская и статистическая отчетность, балансы организации, объяснительные записки к ним; отчеты по налогам:— годовыеПостоянно— квартальные5 лет (при отсуствии годовых—постоянно)— месячные1 год (при отсуствии годовых, квартальных—постоянно)Лицевые счета работников75 летЛичные дела:— руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, а также работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степениПостоянно— остальных работников75 летТрудовые договоры, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, личные карточки работников (включая временных)Документы лиц, не принятых на работу1 годПеречень лиц, имеющих право подиси первичных документовДо замены новымиДокументы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке имущества организацииПостоянноАкты приемки и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организацииДокументы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами1При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения2При наличии лицевых счетов работников. При их отсутствии — срок хранения 75 лет3После снятия с учетаФедеральный закон от Статья 9.

Первичные учетные документы8.

В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. 3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.Налоговый кодекс РФСтатья 23.

Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)1. Налогоплательщики обязаны: 8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;Статья 89. Выездная налоговая проверка. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами.

В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов.

Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора).

В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).Статья 94.

Выемка документов и предметов1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.3.

Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.4.

Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.6.

О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.8.

В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются.

При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.9.

Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.10.

Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты. «» : Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Сколько лет хранить бухгалтерские документы ООО

(2 оценок, среднее: 3,50 из 5)

Загрузка.

Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов разные. Что можно сказать, объединяя все подпункты?

Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать.

Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?

  1. подтверждение удержания налогов;
  2. данные налогового бухгалтерского учёта;
  3. документы, подтверждающие доходы;
  4. документальное подтверждение расходов;

Как отсчитать эти четыре года?

Следующий день после окончания налогового периода и есть первый день отчётного четырёхлетнего срока.Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации.

Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела.

Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.Что же получается? А то, что хранить документы вы обязаны строго именно тот период, в который их может затребовать для проверки налоговая служба.

То есть три года. Если в результате проверки у вас не окажется документов пятилетней давности, вас могут оштрафовать за ненадлежащее хранение документации и только.Но не всё так просто и прозрачно в бухгалтерских и налоговых дебрях.

Есть документация, которую хранить следует гораздо дольше тех сроков, о которых мы с вами только что рассуждали.

Что это за документы?

  • Годовые отчёты по налогам компания обязана хранить не менее 10-ти лет. квартальные – пять лет, это при наличии годовых.
  • Для сельских предприятий, работающих с единым сельскохозяйственным налогом также необходимо хранить документы по убыткам в течение всего периода их списания. Статья 346,6 пункт 5 НК РФ.
  • Для списания безнадёжной дебиторской задолженности также необходимо иметь в наличии подтверждающие первичные документы для налоговой службы. Уничтожение подтверждающих документов лишает компанию права признания безнадёжного долга в расходах, потому как сумму подтвердить будет нечем.
  • Про акционерные общества особо распространяться не будем, так как вопрос всё же звучал, как долго нужно хранить документы ООО, а не ОАО. Так вот если кратенько, то в ОАО хранить документы для налоговой отчетности – годовую бухгалтерскую отчётность, а также устав нужно столько, сколько существует компания. Если компания идёт под ликвидацию – документы направляются в государственный архив. Нужно соглашение, заключённое с архивом заранее на данную процедуру. Если такового договора не было – в архив попадает только документ по личному составу компании. Где будут храниться остальные документы, предстоит решить председателю ликвидационной комиссии, а может конкурсному управляющему.
  • Книги покупок и продаж, счета-фактуры следует хранить полных пять лет со дня последней записи в журнале. Пункт 15,27 «Правил ведения журналов учёта». В Перечне типовых управленческих документов есть пункт касаемо счетов-фактур, вот там говориться о том, что хранить эти самые счета-фактуры следует пять лет и точка.
  • Основные средства. Для убыточных компаний статьей 283 НК предусмотрено правило уменьшения налоговой базы текущего периода за счёт убытков прошлого налогового периода. Естественно документация должна это подтверждать. Убытки можно учитывать десять последующих лет, а значит и документы должны находиться в должном порядке ( статья 283 пункт 4). Налоговые инспекторы вправе затребовать для подтверждения данных по убыткам указанным в подаваемой декларации первичные документы, подтверждающие финансовый результат.
  • Первичные документы на приобретение имущества. Эти документы сохраняем сколько угодно долго. Для чего это нужно. Во-первых, начисление амортизации. Во-вторых при продаже имущества нужно же где-то брать подтверждение его начальной стоимости7 также не забываем о налоге на имущество.
  • Если квартальных отчётов нет – месячные отчеты хранятся также не менее пяти лет.
  • Для лиц, работающих по так называемой «упрощёнке», ЕСН. Статья 346,18 пункт 7 НК Рф.

Опять же, налоговые службы при проверках должны руководствоваться законодательством о налогах и сборах. А Перечень туда не входит.Делам вывод: сколько же времени нужно хранить документы ООО?

Получается, что никак не менее пяти лет, а по основным средствам так и вообще всё время существования компании. Считать срок хранения документов нужно с первого января, следующего за тем годом, когда они были созданы.Как хранить бумажные документы?В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников.Кстати, необязательно хранить документацию в офисе.

Рекомендуем прочесть:  Как временно закрыть ип на 3 месяца

Законом не запрещено выбирать для хранения другие места, например, специализированные архивные фирмы. А вот акционерное общество обязано по закону хранить такие документы, как годовые отчеты и устав именно там, где находится головной офис. Кстати, хранение документации в электронном виде разрешено законом с маленькой оговоркой, что на документах обязательно будет присутствовать электронная подпись ответственного за составление документа лица.

Для хранения документации в электронном виде компания создаёт информационную корпоративную систему. Обслуживает её удостоверяющий центр, который и обеспечивает в электронных документах применение электронной подписи.Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают. Чтобы содержимое их было читаемо должны позаботиться ответственные за хранение лица и своевременно сделать копии.При ликвидации фирмы документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в архив.

Если компания реорганизуется, документы передают организации-преемнику. При выделении новой компании ей достаются личные дела перешедших в новую структуру сотрудников и документы, касающиеся сферы деятельности новой компании.Уничтожение документов.

Чтобы уничтожить документ надо сначала составить акт, который подпишет руководитель компании и только тогда можно приступить непосредственно к уничтожению документов. Причём в акте необязательно тщательно переписывать каждую из идущих на уничтожение бумаг. Достаточно переписать название однородных групп.

Что считать однородными группами следует продумать самостоятельно. К примеру, накладные – можно считать однородными документами и так далее.Как правильно уничтожить документы?Просто сжечь? Ответ неверный. В таком случае можно вполне заиметь проблемы с экологическими службами.

Отдать в переработку как макулатуру?

Вариант хороший, но нет гарантии, что документы не окажутся у конкурирующей компании, что не есть хорошо.

Чтобы этого не произошло, папки с документами следует передать на утилизацию с оформлением накладной.

Причём, вывоз документов следует произвести под контролем сотрудника компании отвечающего за хранение документации.Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.Что остаётся? Самое правильное будет применить специальную машинку для уничтожения бумаги.

В общем, решать вам как вы будете избавляться от лишних бумаг.Чтобы не возникло желания облегчить свой документальный архив раньше положенного срока, добавлю, что отсутствие регистров бухучета или счетов-фактур налогового периода считается грубым нарушением и карается штрафом в размере пяти тысяч рублей.И это если документов недостаёт за один налоговый период. В более тяжёлых случаях штраф будет уже не 5000, а 15 000 рублей.При занижении налоговой базы путём утраты подтверждающих доход документов налогоплательщик выплатит штраф в размере 10-ти процентов от суммы невыплаченного налога и не меньше чем те же 15 000 рублей. Кстати и в уголовном законодательстве есть пункты относительно обеспечения сохранности бухгалтерских документов.

Если будет доказана порча документов из личной заинтересованности, причастное лицо может загреметь за решётку не менее чем на год.

Если есть желание ознакомиться подробнее с этим пунктом, подробнее смотрите статью 352 п. 1 УК РФ.А ещё имейте в виду, что проверить надлежащее хранение архивной документации в вашей организации имеют право представители архивных органов.

И тут вас, согласно статьи 13.20 Кодекса Российской Федерации о нарушениях правил хранения, учёта и комплектования, а также использования архивных документов могут наказать штрафом от 300 до 500 рублей или административным внушением.Директор компании отвечает за создание мест хранения документов и а частности архивации, а главный бухгалтер должен эти самые документы организованно сохранить и правильно передать их в архив.

Уведомление о расторжении трудового договора Виды и классификация лизинга

Новые сроки хранения документов в организации в 2021 году

Последнее обновление: 15.06.2021

Время чтения: 5 минут Отправим статью вам на почту Отправить 22254 Распечатать Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден новый перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения.

Приказ вступил в силу 18 февраля 2021 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учету.

Расскажем об этих изменениях.

Оглавление Новые сроки приведены в таблице. Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет».

50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документации Вид документов Прежние сроки Новые сроки с 2021 года Налоговый учет Счета-фактуры 4 года 5 лет Налоговый учет Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет Налоговый учет Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН Постоянно 5 лет Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) 50/75 лет Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет Бухгалтерский учет Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах 5 лет, для части этой документации — постоянно 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет Кадровый учет Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения 5 лет 3 года Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных сотрудниках 5 лет 1 год Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 5 лет Кадровый учет Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков 3 года 5 лет Кадровый учет Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве Постоянно 45 лет Кадровый учет Графики отпусков 1 год 3 года Сроки хранения документов В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2021 года. С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться .

Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из , утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019. Категория документации Вид документов Срок хранения с 2021 года Налоговый учет Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним 5 лет Налоговый учет Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов 5 лет Налоговый учет Счета-фактуры 5 лет Налоговый учет Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников 5 лет Налоговый учет Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС 5 лет Налоговый учет Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом 5 лет Налоговый учет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН 5 лет Налоговый учет Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов 5 лет Налоговый учет Переписка о реструктуризации задолженности по налогам 6 лет Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50/75 лет Налоговый учет Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет Налоговый учет Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС 5 лет Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет Бухгалтерский учет Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу Бухгалтерский учет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) 5 лет при условии проведения проверки Бухгалтерский учет Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) 5 лет после замены на новые Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Промежуточная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) Постоянно Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:а) у аудируемого лица;б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора а).

5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб).

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах а).

5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых. Кадровый учет Графики отпусков 3 года Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже.

5 лет Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производствеа) по месту составления;б) в других организациях а) 45 лет;связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянноб) 5 лет Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках 1 год Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) 5 лет Кадровый учет Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год Кадровый учет Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет Cроки хранения наиболее распространенных документов действующие с 2021 года Эти сроки установлены приказом Росархива.

В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший. То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения.

По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

Срок хранения документов налогового учета с 2021 года должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учета. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.

Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела.

Следовательно, с 2021 года нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Сроки хранения таких документов с 18.02.2021 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания.

Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

  1. документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
  2. документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
  3. заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей.

Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей. Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+