Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Бухгалтерский учет - Покупка мфу под отчет проводки

Покупка мфу под отчет проводки

Покупка мфу под отчет проводки

«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): как оформить приобретение ОС через подотчетное лицо (+ видео)?


Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

  • Использование программ фирмы «1С»

15.10.2019 подписывайтесь на наш канал Организация на ОСНО. На карту подотчетного лица были перечислены денежные средства для покупки мобильного телефона. Подотчетное лицо приобрело телефон стоимостью 102 391,00 руб. (в т. ч. НДС 17 065,17 руб.) и предоставило кассовый чек.

Как в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 оформить приобретение телефона для организации через подотчетное лицо?

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.73.50. Для приобретения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) организация может выдавать сотрудникам под отчет наличные денежные средства, а также перечислять подотчетные суммы на банковские карты, в том числе и на «зарплатные» карты (см.

письма Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Наименование товара включается в обязательные реквизиты кассового чека (ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ

«О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»

).

Поскольку на выдаваемом покупателю кассовом чеке указано наименование приобретенного товара, организация, осуществляющая розничную торговлю, не обязана выдавать товарный чек (письмо УФНС России по г.

Москве от 26.04.2011 № 17-15/041152). Таким образом, приобретенные ТМЦ организация может принять к учету на основании авансового отчета и кассового чека.

Для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль чека достаточно. Статью-рекомендацию, в которой подробно разъясняется, можно ли принять НДС к вычету, если товары приобретены сотрудником по кассовому чеку без счета-фактуры, см.

. В «1С:Бухгалтерии 8» в документе Авансовый отчет на закладке Авансы следует указать документ списания с расчетного счета, которым было отражено получение сотрудником средств под отчет. Поступление ТМЦ регистрируется на закладке Товары. В табличной части следует указать реквизиты чека, наименование телефона, количество, стоимость, ставку НДС.

Выделенная в чеке сумма НДС должна быть указана в поле НДС. Поскольку счет-фактура от поставщика не получен, то флаг СФ должен быть отключен. Поле Поставщик в отсутствие счета-фактуры можно не заполнять.

Поскольку приобретаемый телефон удовлетворяет критериям основного средства (ОС) (п. 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н), то в поле Счет учета следует указать счет 08.04.1 «Приобретение компонентов основных средств».

В поле Счет НДС следует указать счет 19.01 «НДС при приобретении основных средств». При проведении документа Авансовый отчет сумма НДС будет автоматически списана в дебет счета 91.02 «Прочие расходы» по статье Списание выделенного НДС на прочие расходы (эта статья является предопределенным элементом справочника Прочие доходы и расходы). В карточке статьи Списание выделенного НДС на прочие расходы флаг Принимается к налоговому учету отключен.

Основное средство, приобретенное через авансовый отчет, принимается к учету документом Принятие к учету ОС с видом операции Оборудование. В шапке документа следует заполнить местонахождение ОС и материально ответственное лицо (МОЛ). Затем следует последовательно заполнить все закладки документа.

На закладке Внеоборотный актив указывается способ поступления (Приобретение за плату), наименование объекта (наименование телефона), счет учета (08.04.1), склад (должен соответствовать складу, указанному в документа Авансовый отчет).

На закладке Основные средства по кнопке Добавить следует перейти в справочник Основные средства, ввести новый объект и заполнить информацию о создаваемом основном средстве.

Закладка Бухгалтерский учет заполняется следующим образом:

  1. остальные поля заполняются значениями по умолчанию.
  2. в поле Способ отражения расходов по амортизации из справочника Способы отражения расходов следует выбрать способ или создать новый способ, указав счет затрат и аналитику, куда будут относиться расходы по амортизации объекта;
  3. в поле Срок полезного использования (в месяцах) следует указать срок в месяцах для целей бухгалтерского учета;

На закладке Налоговый учет в поле Порядок включения стоимости в состав расходов следует выбрать значение Включение в расходы при принятии к учету, поскольку в налоговом учете имущество стоимостью менее 100 000 руб.

амортизируемым не признается (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ). Со следующего месяца телефон начнет амортизироваться только в бухгалтерском учете.

Темы: , , Рубрика: , Поделиться с друзьями: Подписаться на комментарии Отправить на почту Печать 1С:Бухгалтерия 8 (ред.

3.0) Вы уже перешли на редакцию 3.0 «Бухгалтерии предприятия»?

Да, давно перешли. Нет, планируем в 2021 году. Нет, перейдем в 2021 году. Не будем переходить на 3.0, перейдем пока на 2.0 КОРП. Я девочка и хочу платьице, а не вот это вот всё!

18 ноября 2021 года — 1C:Лекторий: 5 ноября 2021 года — 1C:Лекторий: 11 ноября 2021 года (среда, все желающие, начало в 12:00) — Обучение пользователей продуктов 1С Другие сайты 1С

Покупки подотчетников на eBay и AliExpress

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 30 сентября 2016 г.Л.А.

Елина, экономист-бухгалтер Приходовать товары, полученные от подотчетников без подтверждающих документов, опасно. Налоговики могут вычеркнуть такие расходы из налогового учета. А проверяющие из ПФР и ФСС — доначислить страховые взносы на выплаченную работнику сумму. Чтобы избежать рисков, можно выкупить у работника вещи, приобретенные в зарубежном интернет-магазине.

Чтобы избежать рисков, можно выкупить у работника вещи, приобретенные в зарубежном интернет-магазине. Правда, по итогам года работнику придется подать в инспекцию декларацию 3-НДФЛ. Работнику было дано задание на покупку какой-либо нужной фирме вещи.

Он нашел ее только за границей — заказал на сайте eBay или AliExpress.

Расплатился своей банковской картой, а затем получил товар по почте. AliExpress, eBay и некоторые другие интернет-магазины представляют собой интернет-площадки для торговли.

Товары продаются независимыми продавцами, а компания — владелец сайта лишь следит за соблюдением условий интернет-торговли. Для подтверждения расходов приложил к авансовому отчету всего две бумаги:

  1. распечатку с сайта eBay/AliExpress, из которой видно:
  2. выписку-распечатку со счета своей банковской карты;

— что было заказано — наименование купленного товара; — у кого заказано — кто продавец. Часто указан лишь его псевдоним-логин, под которым он зарегистрирован в зарубежном интернет-магазине.

Причем необязательно, что продавец — это компания. Им вполне может оказаться физическое лицо; — кто купил — указаны ф. и. о. работника, иногда — только его псевдоним-логин на сайте интернет-магазина; — стоимость товара.

Накладную или инвойс работник не представил, пояснив, что они не были вложены в почтовое отправление. Изучив документы работника, часто можно выявить такие нестыковки между ними:

  1. рублевая сумма, списанная с карты работника, не совпадает с суммой из распечатки с сайта eBay/AliExpress. Причины этого вполне объяснимы: разница может возникнуть из-за комиссии, которую могли взять банк или платежная система.

Также рублевые суммы могут отличаться из-за разных валютных курсов (если продавец установил цену товара не в российских рублях, а в другой валюте).

Для пересчета банк и платежная система используют свой курс, превышающий официальный и не совпадающий с курсом, применяемым интернет-магазином;

  1. указаны разные данные о продавце товара. В банковской выписке часто в качестве получателя фигурирует платежная система, через которую списаны деньги (к примеру, PayPal), или наименование сайта интернет-магазина. Далее могут быть указаны первые буквы псевдонима продавца в этой системе. И этот псевдоним довольно часто не совпадает с псевдонимом продавца на сайте интернет-магазина. Вот реальные примеры отражения транзакций в банковской выписке:

— «.PAYPAL * NEWFROG.COM.» — при покупке товара на сайте eBay у китайского продавца с псевдонимом «2ndheaven2013»; — «YM * AliExpress.com Moscow RUS» — при покупке товара на сайте AliExpress у нескольких китайских продавцов (псевдонимы 3D Toys World, Guangzhou Alison и др.). Если работник не может представить нормальную накладную, получается, что все имеющиеся бумаги — лишь компьютерные распечатки. Причем часто — нестыкующиеся между собой.

Поэтому инспекторы могут счесть расходы неподтвержденными и доначислить налог на прибыль. Если к авансовому отчету работник приложит только компьютерные распечатки, налоговики могут счесть необоснованными расходы на приобретение ТМЦ. Известны случаи, когда инспекторы из ПФР и ФСС признавали доходом суммы, полученные работниками под отчет, если к авансовому отчету не были приложены чеки на приобретение имущества, работ или услуг.

Причем даже тогда, когда проверяющие ПФР и ФСС не оспаривали самого факта выполнения работ, оказания услуг или передачи имущества; . Некоторые организации, несмотря на вышеизложенные риски, решают утвердить авансовый отчет и на его основании оприходовать имущество.

Причем его стоимость впоследствии учитывают не только в бухучете, но и в составе налоговых расходов. Если ваша компания решила поступить именно так, для снижения налоговых рисков рекомендуем попросить работника:

  1. устранить противоречия между представленными распечатками (если они есть). Это вполне реально.

Как правило, может помочь распечатка по конкретной транзакции из платежной системы (к примеру, PayPal).

Из такой распечатки станет понятна связь между заказом и оплатой по нему: кто реальный продавец и какие у него псевдонимы в системе и на сайте интернет-магазина; реквизиты заказа и что он был оплачен по определенному виду банковской карты (с указанием последних цифр такой карты). Если заказ был сделан на AliExpress, попросите сделать более полную распечатку данных заказа: не только первой страницы заказа с описанием товара, но и данных из вкладки «Платеж»;

  1. принести конверт или пакет, в котором был доставлен товар. Как правило, к ним приклеивают таможенную декларацию, которая содержит данные о получателе, отправителе и содержимом;
  2. приложить к авансовому отчету квитанцию о переводе денег с карты работника на счет продавца. В квитанциях некоторых банков можно даже увидеть курс, использованный для пересчета цены товара в рубли;

Зарубежные продавцы иногда ошибаются в описании пересылаемых товаров, часто не конкретизируют их либо для облегчения прохождения таможни в описании товара просто указывают «gift» (подарок).

В этом случае понять, что пришло, можно, соотнеся данные из заказа с номером почтового отправления — как правило, он также указан в данных о заказе на сайте интернет-площадки;

  1. по возможности, связаться с продавцом и получить от него по электронной почте скан инвойса (накладной) с его подписью.

Если пришлось заказывать товар у зарубежного продавца, нужно сохранить конверт, пакет или иную упаковку и передать ее в бухгалтерию. Причем постараться вскрыть почтовое отправление так, чтобы не повредить таможенную декларацию. Все указанное выше вместе с распечатками, которые работник принес изначально, позволит доказать реальность покупки.

Причем при возникновении спора с проверяющими можно настаивать, что эта покупка оформлена по правилам и обычаям делового оборота. Учтите, что документы, составленные на иностранном языке, придется перевести на русский. Перевод должен быть построчным; ; .

Нотариальный перевод делать не обязательно. Также учтите, что перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, , .

Когда работник не может представить полноценный комплект документов, подтверждающих приобретение имущества, можно поступить так:

  1. купите у работника такое имущество за ту же сумму, которую он заплатил иностранному продавцу.
  2. попросите работника вернуть деньги, выданные ему под отчет (к примеру, внеся их в кассу организации);

Формы применяемых первичных документов должны быть утверждены руководителем.

Учтите, что сделка с физическим лицом по покупке товара должна быть оформлена в письменном виде. Можно заключить договор купли-продажи, составить акт передачи.

Такой акт будет не нужен, если в договоре будет прямо указано, что предмет сделки передан покупателю. Главное — чтобы в договоре были заполнены все обязательные реквизиты первичного документа, а также отражены все условия сделки.

Он будет основанием для оприходования купленных активов и в бухгалтерском, и в налоговом учете. Приведем пример такого договора.

г. Москва «22» августа 2016 г. ООО «СЛИМ», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице руководителя Теркина Михаила Ивановича, действующего на основании Устава, и Гаврилов Степан Петрович, именуемый в дальнейшем «Продавец», паспорт серии 47 77 № 222336, выдан ОВД района Люблино г. Москвы 19.09.2007, проживающий по адресу: г.

Москва, ул. Верхние Поля, д. 5, кв.

6, составили настоящий Договор о нижеследующем: 1. Продавец обязуется передать в собственность Покупателю, а Покупатель обязуется принять и оплатить материальные ценности, принадлежащие на момент продажи Продавцу на праве собственности, на общую сумму 5860 (Пять тысяч восемьсот шестьдесят) руб. 00 коп.: № п/п Наименование товара (его состояние) Ед.
00 коп.: № п/п Наименование товара (его состояние) Ед.

изм. Кол-во Цена за единицу, руб. Сумма, руб. 1 Аккумулятор для устройства бесперебойного питания APC-3-9/71 (новый) Шт.

2 2900,00 5800,00 2 Провод USB компьютерный (новый) Шт. 1 60,00 60,00 Итого Х Х Х 5860,00 2. Передаваемые материальные ценности подлежат оплате Покупателем в течение 3 рабочих дней.

Деньги могут быть получены Продавцом из кассы Покупателя или перечислены Покупателем на банковскую карту Продавца № 5409 2586 1548 5824Если это не зарплатная банковская карта работника, то лучше указать ее полные платежные реквизиты: данные банка-эмитента (наименование, БИК, корсчет и др.) и номер карточного счета (MasterCard). 3. Продавец передал Покупателю, а Покупатель получил материальные ценности, указанные в п. 1 Договора. Покупатель подтверждает, что не имеет претензий к их внешнему виду, качеству, количеству и состоянию.

4. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой стороны.

5. Подписи сторон: Покупатель: Продавец: ООО «СЛИМ»ИНН 7701234567, КПП 770801001,ОГРН 1111122223333,юридический адрес: 117105,г.

Москва, Варшавское ш., д. 353 Гаврилов Степан Петрович,паспорт серии 47 77 № 222336,выдан ОВД района Люблиног. Москвы 19.09.2007,адрес проживания: г.

Москва,ул. Верхние Поля, д. 5, кв. 6 М.И. Теркин С.П. Гаврилов При выдаче работнику денег из кассы надо будет оформить расходный кассовый ордер (форма № КО-2).

При безналичном перечислении денег на карту работника подтверждать оплату будут платежка и выписка банка. Не забудьте при составлении РКО или платежки указать реквизиты договора купли-продажи.

При оплате товаров, покупаемых у работника или другого гражданина, организация НЕ должна:

  1. сообщать в инспекцию о суммах, выплаченных продавцу имущества; , ;
  2. начислять страховые взносы в ПФР и ФСС (в том числе и «на травматизм»). Ведь эти выплаты связаны не с трудовыми отношениями, а с куплей-продажей имущества, ; .
  3. удерживать НДФЛ в качестве налогового агента;

В бухучете покупку ценностей у работника и их оплату отразите так. Содержание операции Дт Кт Приняты к учету материалы (товары), приобретенные у работника 10 «Сырье и материалы» (41 «Товары») 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по приобретенному имуществу» Приобретенные материалы (товары) оплачены работнику безналично (выданы наличные через кассу) 73, субсчет «Расчеты по приобретенному имуществу» 51 «Расчетные счета» (50 «Касса») Продавцы — физические лица должны сами декларировать доходы по окончании календарного года, . Но работнику не нужно бояться уплаты НДФЛ.

Если сделки по продаже имущества у него разовые и в течение года сумма проданных товаров невелика, налог платить не придется.

Просто при подаче декларации надо заявить имущественный вычет. По окончании года надо будет подать в инспекцию по месту жительства декларацию по форме 3-НДФЛ, задекларировав в ней доход от продажи имущества, но налог платить не придется.

Напомним, что вычет предоставляется:

  1. в фиксированном размере — не превышающем в целом 250 000 руб., полученных от продажи иного имущества (не относящегося к недвижимости);
  2. в размере фактических расходов. Но тогда к декларации надо будет приложить документы, подтверждающие такие расходы. Это сложнее, да и нельзя предсказать, как инспекция отнесется к тому набору документов, который имеется у работника при покупках в зарубежном интернет-магазине. Так что использовать вычет в размере фактических расходов нужно только в том случае, если общая сумма доходов работника от продажи имущества превысила за год 250 000 руб.

Заполнить декларацию не трудно. Ведь если работник подает ее только из-за продажи движимого имущества, то другие доходы в ней можно не отражать. В декларации надо указать лишь сумму дохода от продажи (в листах А и Д2) и заявить в листе Д2 имущественный вычет в сумме полученного дохода от продажи, но не более 250 000 руб., .

2.3.1. Сумма дохода от всех источников выплаты 2.3.2.

Сумма налогового вычета (250000 руб., но не более) значения пп.

2.3.1 110 5 8 6 0 . 9 6 Указывается полученная в течение года общая сумма доходов от продажи имущества, не относящегося к недвижимости и ценным бумагам 120 5 8 6 0 . 0 0 Эту сумму не нужно подтверждать документами.

Она должна быть учтена при расчете общей суммы вычетов, отражаемой в п. 4 листа Д2 (строка 170) Также надо будет заполнить титульный лист и разделы 1 и 2. Если заполнять декларацию в программе, рекомендуемой ФНС, то разделы 1 и 2 будут сформированы автоматически.

Скачать программу для заполнения декларации по форме 3-НДФЛ можно на . Декларацию надо представить не позднее 30 апреля года, следующего за тем, в котором был получен доход от продажи имущества.

За нарушение этого срока инспекция может оштрафовать на 1000 руб. *** Если не хотите трудностей ни для себя, ни для работника, при выдаче денег под отчет предупреждайте, что для подтверждения расходов нужны полноценные документы.

К примеру, при покупках в розницу — чек ККТ и товарный чек (если в кассовом чеке нет информации о том, что конкретно приобретено). Если товар можно купить в России (пусть даже немного дороже), к зарубежным интернет-магазинам лучше не обращаться. Понравилась ли вам статья?

  1. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  2. Ничего нового не нашел
  3. Нет ответа по поставленные вопросы
  4. Тема не актуальна
  5. Аргументы неубедительны
  6. Есть ошибки
  7. Другое
  8. Слишком много слов
  9. Статья появилась слишком поздно
  10. Почему оценка снижена?
  11. Нужно больше примеров

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  1. я не подписчик, но хочу им стать
  2. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  3. я подписчик электронного журнала
  • , № 2
  • , № 8
  • , № 17, № 17, № 17, № 17, № 17
  • , № 5, № 5
  • , № 1
  • , № 4
  • , № 3, № 3
  • , № 15, № 15
  • , № 6, № 6
  • , № 21
  • , № 14, № 14
  • , № 12, № 12
  • , № 19
  • , № 20, № 20, № 20
  • , № 11
  • , № 13
  • , № 15, № 15, № 15, № 15, № 15
  • , № 4, № 4
  • , № 20, № 20
  • , № 2, № 2, № 2, № 2
  • , № 16, № 16, № 16, № 16
  • , № 1, № 1
  • , № 3, № 3, № 3, № 3
  • , № 9, № 9
  • , № 24, № 24, № 24, № 24, № 24
  • , № 8
  • , № 19, № 19
  • , № 13
  • , № 22
  • , № 6
  • , № 11, № 11, № 11
  • , № 12, № 12
  • , № 17, № 17
  • , № 7, № 7, № 7, № 7
  • , № 10, № 10, № 10, № 10, № 10
  • , № 5, № 5, № 5, № 5
  • , № 14
  • , № 21, № 21, № 21
  • , № 12, № 12
  • , № 2, № 2, № 2
  • , № 23, № 23, № 23, № 23
  • , № 17, № 17
  • , № 10, № 10, № 10, № 10
  • , № 5, № 5, № 5
  • , № 19, № 19, № 19, № 19, № 19
  • , № 9, № 9, № 9, № 9, № 9, № 9, № 9
  • , № 3, № 3, № 3, № 3
  • , № 6, № 6
  • , № 13, № 13, № 13, № 13
  • , № 20, № 20, № 20, № 20
  • , № 7, № 7, № 7
  • , № 18, № 18, № 18
  • , № 21, № 21, № 21
  • , № 11, № 11, № 11, № 11, № 11
  • , № 15, № 15, № 15, № 15, № 15, № 15, № 15, № 15, № 15
  • , № 4, № 4
  • , № 22
  • , № 8, № 8, № 8, № 8, № 8
  • , № 24, № 24, № 24, № 24, № 24
  • , № 16, № 16, № 16, № 16

Как оформить в бухучете оплату услуг через подотчетное лицо?

На фото Татьяна Потапова Вопрос от читательницы Клерк.Ру Марины Георгиевны (г. Иркутск) Организация производит оплату оказанных ей услуг наличными денежными средствами через подотчетное лицо.

Проводки в бухгалтерском учете? Правомерна проводка Дт 60 Кт 71?

Или необходимо проводить через счет 76? Учитывая, что услуги уже оказаны, на основании представленных поставщиком документов на момент расчетов с ним в бухгалтерском учете организации должны были быть сделаны записи: Д-т сч. 20, 19 (25,26,44.) — К-т сч.60. Если организация уже производила частичное перечисление средств в безналичном порядке в оплату за услуги, то подотчетное лицо будет производить доплату за оказанные услуги.

Если организация уже производила частичное перечисление средств в безналичном порядке в оплату за услуги, то подотчетное лицо будет производить доплату за оказанные услуги. В отсутствие безналичных перечислений подотчетное лицо может полностью или частично (при наличии доверенности от организации на совершение данной операции) произвести оплату оказанных услуг. На основании авансового отчета подотчетного лица, к которому приложен кассовый чек, выданный поставщиком, погашение кредиторской задолженности за оказанные услуги путем внесения денежных средств в кассу поставщика подотчетным лицом организации должно отражаться записью: Д-т сч.60 — К-т сч.71.

Данная бухгалтерская запись не предусмотрена Инструкцией по применению Плана счетов. Однако в соответствии с абз. 9 Инструкции по применению Плана счетов в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные указанной Инструкцией.

Кроме того, в соответствии с п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа самостоятельно.

Учитывая изложенное можно сделать вывод, что в случаях, когда возникает задолженность по расчетам с поставщиком, организация вправе использовать счет 60 в случае расчетов наличными через подотчетное лицо при наличии соответствующего указания в учетной политике.Получить персональную консультацию по любому налогу в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить . Ежедневно будут выбираться два-три наиболее интересных вопроса, ответы на которые вы сможете прочесть в консультациях Татьяны Потаповой.

«» :

  1. , руководитель отдела аудита

Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

Проводки по 71 счету — Расчеты с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет.

Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (, и т.п.).

Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.).

Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в . В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций.
В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций.

Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

может производится как в наличной, так и в безналичной форме: Дт Кт Описание Документ 71 Выданы средства наличными через кассу Расходный кассовый ордер 71 Перечислены средства на банковскую карту Платежное поручение 71 Выданы средства со специальных банковских счетов Банковская выписка 71 Перечислены средства в иностранной валюте на банковскую карту Банковская выписка 71 50.3 Выданы проездные документы сотруднику, который направляется в командировку Расходный кассовый ордер В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен: Дт Кт Описание Документ 50 71 Возврат средств сотрудником наличными через кассу Приходный кассовый ордер 71 Зачисление остатка средств на специальный банковский счет Банковская выписка 71 Зачисление остатка средств в иностранной валюте Банковская выписка Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства: Дт Кт Описание Документ 20 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака Авансовый отчет, подтверждающие документы 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства Авансовый отчет, подтверждающие документы На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу: Дт Кт Описание Документ 44 71 Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица Авансовый отчет Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями: Дт Кт Описание Документ 10 71 Авансовый отчет 41 71 Авансовый отчет Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб.

для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком.

Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту.В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи: Дт Кт Описание Сумма Документ 71 На банковский счет Петренко С.П.

зачислены средства на хознужды 2500 руб. Платежное поручение 10 71 Поступила бумага, приобретенная Петренко (2840 руб. — 433 руб.) 2407 руб. Авансовый отчет, товарный чек 71 Отражена сумма НДС 433 руб.

Авансовый отчет, товарный чек .1 НДС отражен в составе расходов 433 руб.

Авансовый отчет, товарный чек 71 На банковский счет Петренко С.П.

зачислена сумма перерасхода средств 340 руб. Платежное поручение Читайте также: Оценка статьи:

(6 оценок, среднее: 4,50 из 5)

Загрузка.

Поделиться с друзьями:

Бюджетный учет: как правильно организовать работу с подотчетными лицами

7 июня 2017 7 июня 2017 Юлия Вольхина Руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур Основные операции и документооборот при работе с подотчетными средствами в бюджетных и коммерческих организациях имеют много общего. Однако у государственных (муниципальных) учреждений на этом участке учета есть своя специфика. Сегодня о ней расскажет Юлия Вольхина, руководитель проекта «» компании СКБ Контур.

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение.

Заявление должно быть подписано руководителем.

В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками.

Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России ). Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности. Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения.

Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели. Выдавая или переводя на карту подотчетные средства, бухгалтер должен отслеживать два важных момента:

  • Поскольку работник приобретает товары (оплачивает услуги) в интересах учреждения, эти сделки следует считать сделками между юридическими лицами. Значит, необходимо соблюдать размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Сейчас верхняя граница установлена на уровне 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ № 3073-У).
  • Если в интересах учреждения работник оплачивает товары/работы/услуги у одного контрагента, он должен соблюдать годовой лимит на общую сумму таких закупок (Федеральный закон ). В данном случае способ оплаты роли не играет.

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями: В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями: Дебет Кредит Описание 0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц» 0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения» Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту 0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений) 0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации) 1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений) Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе.

По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги. В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты. Учреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства.

В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф.

0531243) (п. 11 Правил № 10н). Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств. Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф.

0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе. В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи.

Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003

«Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам»

(п.

230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).

В таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы: Дебет Кредит Описание 0 210 03 560 0 201 11 610 Денежные средства списаны с лицевого счета учреждения на дебетовую карту учреждения 0 201 34 510 0 210 03 660 В кассу учреждения поступили денежные средства, обналиченные через банкомат или кассу банка с дебетовой банковской карты, открытой к счету 40116 0 208 26 830 0 201 34 610 Из кассы под отчет выдана сумма наличных денег на оплату прочих работ, услуг 0 201 23 660 0 201 34 610 Выбытие денежных средств из кассы учреждения при внесении наличных средств с использованием банковских карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или иное устройство) 0 210 03 560 0 201 23 660 Денежные средства зачислены на счет учреждения через банкомат посредством дебетовой банковской карты, открытой к счету 0 201 11 510 0 210 03 660 Невостребованная сумма возвращена со счета учреждения на счета органа Федерального казначейства За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке.

Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены.

Сотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов:

  1. авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.);
  2. ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.).

На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение.

На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа.

Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете. Принимает отчет бухгалтер или руководитель. Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует.

Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены.

Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10. Напротив каждой суммы — номер аналитического счета. Расходы, принятые учреждением к учету, бухгалтер отражает так: Дебет Кредит Описание 0 10500 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Расходы, принятые учреждением к учету за счет средств, выданных под отчет 0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» 0 30200 000 «Расчеты по принятым обязательствам» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» 0 40120 000 «Расходы текущего финансового года» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» 0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои.

В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов: Дебет Кредит Описание 0 20134 510 «Поступления средств в кассу учреждения» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения 0 20111 510 «Поступления денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения 0 20121 510 «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения 1 30405 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения Сложности с учетом подотчетных сумм у бухгалтера могут возникнуть, если работник вовремя не представил отчет за потраченные деньги или не вернул в кассу учреждения оставшиеся от оплаты товаров/услуг/работ средства.

Если работник вынужден делать возврат подотчетных сумм, учреждение может взыскать их на основании приказа руководителя (ст. ТК РФ). Время для принятия решения — один месяц после окончания срока, установленного для возвращения аванса и представления отчета.

Обратите внимание: работник должен обязательно ознакомиться с приказом и в письменном виде дать свое согласие на взыскание, в противном случае вопрос возврата подотчетных сумм решается в судебном порядке. Следует соблюдать максимально допустимый размер удержания (ст.

ТК РФ) — не более 20% от заработной платы за вычетом НДФЛ. В бухгалтерском учете записи о взыскании задолженности будут выглядеть так: Дебет Кредит Описание 0 30403 830

«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

0 20800 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Отражено удержание из заработной платы Если на каком-то этапе процедура нарушена, вопрос о возврате средств подотчетным лицом решается через суд.

Суд может принять решение не в пользу учреждения, тогда взыскание будет признано необоснованным.

В таком случае бухгалтер списывает сумму как нереальную к взысканию задолженности на основании справки (ф. 0504833). Эти операции в бухучете будут выглядеть так: Дебет Кредит Описание 0 40120 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» или 0 20930 560 «Увеличение дебиторской задолженности по ущербу по компенсации затрат государства, государственных (муниципальных) учреждений» 0 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» Списана задолженность подотчетного лица на основании судебного решения ЗБ 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» Отражается на забалансе одновременной операцией Датой списания будет дата судебного постановления.

Если судебное разбирательство будет продолжено или должник погасит сумму, задолженность должна быть списана с забалансового счета. Для учета подобных ситуаций используется Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051). Данные в ней представлены по должникам и по видам выплат.

Для покупки канцтоваров секретарю ГБУЗ «Прокопьевская поселковая больница» Алтуфьевой А.

И. были выданы из кассы 3 500 руб. Средства выделены из собственных доходов учреждения.

Приобретенные канцтовары будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Общая стоимость покупки — 2 900 руб.

(в том числе НДС — 442 руб. 37 коп.), расходы на курьерскую доставку канцтоваров — 200 руб.

(в том числе НДС — 30 руб. 50 коп.).

Операции по приобретению канцтоваров будут отражены в учете учреждения записями: Дебет Кредит Сумма, рублей Содержание операции 2 208 34 560 2 201 34 610 3 500 Выданы средства под отчет на приобретение канцтоваров 2 106 34 340 2 208 34 660 2 900 Учтены затраты на приобретение канцтоваров 2 106 34 340 2 208 34 660 200 Стоимость курьерской доставки канцтоваров до учреждения списана на увеличение их стоимости (с учетом «входного» НДС) 2 105 36 340 2 106 34 340 3 100 (2 900 + 200) Приобретенные канцтовары учтены в составе материалов 2 109 80 272 2 105 36 440 3 100 Списана стоимость канцтоваров, переданных в эксплуатацию 2 201 34 510 2 208 34 660 400 Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения В работе с подотчетными суммами бухгалтеры допускают несколько стандартных ошибок:

  1. принимают авансовый отчет, заполненный не полностью или с нарушениями;
  2. допускают превышение лимита расчетов наличными деньгами;
  3. выдают денежные средства под отчет или возмещают расходы без соответствующего документального подтверждения;
  4. и многие другие.
  5. некорректно удерживают задолженность с работника из его заработной платы

Нарушения в учете подотчетных средств чаще всего выявляются во время инвентаризации, которую государственное (муниципальное) учреждение обязано проводить на регулярной основе (Приказ Минфина России ). В отчетах работников инвентаризационная комиссия проверяет, соблюдены ли цели использования средств и сроки отчетности. Кроме того, комиссия должна пристально рассмотреть все случаи задолженности, проверить правильность оформления и обоснованность сумм.

Чтобы избежать споров с сотрудниками, судебных разбирательств и нареканий от контролирующих органов, бухгалтер должен регулярно проверять этот участок учета, в том числе:

  1. сопоставлять суммы в первичных документах с суммами в отчете, а данные отчетов — с записями в журнале операций расчетов с подотчетными лицами;
  2. сверять, правильно ли занесены в бухучете операции с подотчетными лицами с точки зрения бюджетной классификации и пр.
  3. отслеживать операции по выдаче и возврату денежных средств по журналу операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) и журналу операций по счету «Касса» (ф. 0504071);

Хорошим подспорьем в работе с подотчетными суммами могут стать современные средства автоматизации бухгалтерского учета (к ним, среди прочих, относится программа «»).

Программы помогают бухгалтеру контролировать основные параметры, проверять соответствие сумм, отслеживать движение денежных средств и пр.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+