Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Какие сотрудники должны быть в компании обязательными

Какие сотрудники должны быть в компании обязательными

Какие сотрудники должны быть в компании обязательными

Если в компании нет специалиста по охране труда


11 декабря 2017 г. 12:44 Автор: М. Н. Волкова Журнал «» № 11/2017 В каждой ли компании должен быть штатный специалист по охране труда?

Можно ли соответствующие обязанности поручить другому сотруднику на условиях совместительства? В каком случае возможно поручение обязанностей специалиста по охране труда иным работникам на условиях совмещения?

Каким требованиям должны соответствовать сотрудники, которым поручается дополнительная работа?

Нарушение работодателем государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах РФ, грозит организации штрафом в размере до 80 000 руб. А разговор вот о чем: в каждой компании должна быть организована работа по охране труда, то есть должны быть ответственные лица. В небольших компаниях (численностью до 50 человек) выделять отдельного сотрудника для этого не обязательно.

Но как тогда выполнить требования Трудового кодекса?

Согласно ст. 209 ТК РФ охрана труда – система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия. Чтобы система работала, нужно выстроить целый комплекс взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов, устанавливающих политику и цели в области охраны труда у конкретного работодателя и процедуры по достижению этих целей.
Чтобы система работала, нужно выстроить целый комплекс взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов, устанавливающих политику и цели в области охраны труда у конкретного работодателя и процедуры по достижению этих целей.

Обычно для этого разрабатывается система управления охраной труда. Согласно ст. 212 ТК РФ обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.

ТК РФ говорит, что в целях обеспечения соблюдения требований охраны труда, контроля их выполнения у каждого работодателя, который осуществляет производственную деятельность и численность работников которого превышает 50 человек, создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области. Это общее требование, оно распространяется и на тех, кто производит нематериальные блага, например, оказывает услуги.

Минтруд в Письме от 10.06.2016 № 15-2/ООГ-2136 обращал на это внимание. Работодатель, численность работников которого не превышает 50 человек, принимает решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда с учетом специфики своей производственной деятельности. То есть компания не обязана принимать на должность специалиста по охране труда сотрудника, для которого эта работа будет основной.

К сведению: При отсутствии у работодателя службы охраны труда, штатного специалиста по охране труда их функции осуществляют работодатель – индивидуальный предприниматель (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник.

Кроме того, работодатель вправе заключить гражданско-правовой договор с организацией либо специалистом, оказывающими услуги в области охраны труда.

Даже если должность специалиста по охране труда ввести необходимо (численность компании больше 50 человек), Трудовой кодекс не требует выделять отдельного сотрудника – специалистом по охране труда не обязательно будет сотрудник, для которого эта работа станет основной. Значит, обязанности специалиста можно распределить между другими сотрудниками компании или поручить кому-то одному, если их квалификация соответствует требованиям закона.

Скажем сразу: не важно, какую должность занимает сотрудник согласно штатному расписанию.

Если у него есть соответствующие подготовка и опыт, ему вполне можно поручить работу по охране труда в организации. Приказом Минтруда РФ от 04.08.2014 № 524н утвержден профессиональный стандарт специалиста по охране труда. Согласно его требованиям работник, выполняющий функции охраны труда в компании, должен иметь высшее образование по направлению подготовки «Техносферная безопасность» или соответствующим направлениям подготовки (специальностям) по обеспечению безопасности производственной деятельности.

Если профильного высшего образования нет, работник должен пройти профессиональную переподготовку в данной области. При наличии у работодателя опасных производственных объектов работник должен пройти соответствующую подготовку и аттестацию в области промышленной безопасности.

Функции специалиста по охране труда может выполнять и работник со средним профессиональным образованием, если он прошел переподготовку в области охраны труда и имеет стаж работы в данной области не менее трех лет. То есть кадровик или любой другой специалист может выполнять функции специалиста по охране труда при условии наличия высшего образования или прохождения переподготовки в этой области.

Если же у рассматриваемого кандидата среднее профессиональное образование и нет опыта работы в охране труда, то поручить ему работу по охране труда нельзя.

Давайте рассмотрим два варианта в зависимости от численности компании. Варианты действий работодателя различаются в зависимости от того, имеется должность специалиста по охране труда в штатном расписании или нет. 1. Совместительство. Если должность имеется, можно заключить о работе по совместительству (ст.

60.1 ТК РФ). Напомним, что – выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство). В трудовом договоре необходимо указание на то, что работа является совместительством. В данном случае оформляется договор о внутреннем совместительстве.

В нем должны быть прописаны обязанности по охране труда, которые будет выполнять сотрудник, либо содержаться ссылка на должностную инструкцию. По желанию можно установить срок действия такого договора или же не ограничивать его. Но учтите: срочный договор вы не сможете расторгнуть по ст.

288 ТК РФ, когда решите принять на должность специалиста по охране труда основного сотрудника. 2. Совмещение. По правилам ст. 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату.

60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату.

Поручаемая дополнительная работа может осуществляться путем совмещения профессий (должностей).

При совмещении профессий (должностей) работнику производится доплата.

Ее размер устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ). Срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия сотрудника путем заключения соглашения.

Он имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. Если чувствуете, что один работник не справится, можете распределить функции специалиста по охране труда между несколькими работниками.

Если чувствуете, что один работник не справится, можете распределить функции специалиста по охране труда между несколькими работниками. В таком случае заключать соглашение о поручении дополнительной работы придется с каждым.

Приведем пример соглашения на стр.

. На основании заключенного соглашения издайте приказ о совмещении (см. стр. 65). Если в штатном расписании должности специалиста по охране труда нет, придется ввести ее, поскольку в ч. 1 ст. 217 ТК РФ однозначно говорится о введении такой должности в или создании целой службы.

В таком случае тоже следует заглянуть в штатное расписание. Если должность специалиста по охране труда присутствует, возможно заключение с работником компании либо трудового договора о работе по совместительству, либо соглашения о совмещении функций по данной должности.

Дополнительное соглашение № 1 к трудовому договору от 10.10.2012 № 21 19 октября 2017 г. г. Киров Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»), именуемое в дальнейшем Работодателем, в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава и трудового договора от 14.02.2010, с одной стороны, и специалист отдела кадров Петрова Анна Петровна, именуемая в дальнейшем Работником, с другой стороны, заключили соглашение о нижеследующем: 1.

г. Киров Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»), именуемое в дальнейшем Работодателем, в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава и трудового договора от 14.02.2010, с одной стороны, и специалист отдела кадров Петрова Анна Петровна, именуемая в дальнейшем Работником, с другой стороны, заключили соглашение о нижеследующем: 1. С 23.10.2017 Работник выполняет дополнительную работу в порядке совмещения должности специалиста по охране труда.

2. Работник выполняет должностные обязанности в объеме 40 % работы, определенной должностной инструкции специалиста по охране труда, утвержденной приказом ООО «Ромашка» от 14.01.2016 № 05/01: 2.1. Проводит вводный инструктаж по охране труда, координирует проведение первичного, периодического, внепланового и целевого инструктажа, обеспечивает обучение руководителей и специалистов по охране труда, обучение работников методам и приемам оказания первой помощи пострадавшим на производстве. 2.2. Контролирует проведение обучения работников безопасным методам и приемам труда, инструктажей по охране труда и стажировок в соответствии с нормативными требованиями.

2.3. Осуществляет проверку знаний работников о требованиях охраны труда.

2.4. … 3. За совмещение должности специалиста по охране труда Работник получает ежемесячную доплату в размере 10 000 (десять тысяч) руб. 4. Действие соглашения может быть прекращено по истечении трех рабочих дней со дня письменного предупреждения Работником Работодателя или письменного уведомления Работодателем Работника о прекращении выполнения дополнительной работы.
4. Действие соглашения может быть прекращено по истечении трех рабочих дней со дня письменного предупреждения Работником Работодателя или письменного уведомления Работодателем Работника о прекращении выполнения дополнительной работы.

Работодатель: Работник: ООО «Ромашка» А. П. Петрова Директор И. И. Иванов Иванов, 19.10.2017 Петрова, 19.10.2017 Экземпляр соглашения получила. Петрова, 19.10.2017 А. П. Петрова Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») 19.10.2017 г.

Киров ПРИКАЗ № 108-к о совмещении должностей С 23 октября 2017 года специалист отдела кадров Анна Петровна Петрова выполняет обязанности специалиста по охране труда в порядке совмещения должностей в объеме 40 % работы с ежемесячной доплатой в размере 10 000 (десять тысяч) рублей. Основание: дополнительное соглашение от 19.10.2017 № 1 к трудовому договору от 10.10.2012 № 21.

Директор Иванов И. И. Иванов С приказом ознакомлена: Специалист отдела кадров Петрова, 19.10.2017 А. П. Петрова А если должность отсутствует? Вот тут возникают сложности. Многие специалисты считают, что и в данном случае возможно заключение соглашения о совмещении.

При этом они говорят: хотя совмещение подразумевает наличие вакантной должности, случай с функциями специалиста по охране труда – исключение.

С одной стороны, действительно, согласно ч. 3 ст. 217 ТК РФ при отсутствии у работодателя штатного специалиста по охране труда их функции осуществляют работодатель – индивидуальный предприниматель (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору. То есть норма закона не содержит императивного предписания, требующего штатной должности работника службы охраны труда, императивным является лишь требование об организации охраны труда, которая может быть осуществлена различными способами.

К такому выводу приходят и суды (см., например, Апелляционное определение ВС Чувашской Республики от 26.10.2015 по делу № 33-4656/2015). Однако мы считаем, что о совмещении должностей в данном случае речи быть не может, поскольку совмещение предполагает выполнение дополнительной работы по другой профессии или должности.

Предполагается, что если должность не включена в штатное расписание, и совмещать нечего.

Это подтверждает и судебная практика. Например, Апелляционным определением Саратовского областного суда от 03.03.2016 по делу № 33-1423/2016 работнику было отказано во взыскании платы за совмещение, так как в штатном расписании организации отсутствовала должность, доплату за совмещение по которой требовал работник.

А Свердловский областной суд в Апелляционном определении от 02.09.2016 по делу № 33-14461/2016 прямо указывал: совмещение должностей (профессий) подразумевает выполнение наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по такой же профессии (должности) либо по иной профессии (должности), предусмотренной штатным расписанием организации. Кроме того, вопрос о возможности оформления совмещения работнику компании по должности специалиста по охране труда при отсутствии ее в штатном расписании рассматривался специалистами Роструда на сайте Онлайнинспекция.рф. В частности, специалисты указывали, что заключение дополнительного соглашения о совмещении с должностью, не предусмотренной штатным расписанием, невозможно.

Однако они не пояснили, как оформить дополнительную работу в таком случае в соответствии с трудовым законодательством.

Полагаем, что при отсутствии должности специалиста по охране труда в штатном расписании, ее необходимо ввести в него и только после этого оформлять совмещение.

Еще вариант – заключить гражданско-правовой договор об оказании услуг в сфере охраны труда. Вопрос: Как уполномочить сотрудника организации на выполнение функций по охране труда при отсутствии должности специалиста по охране труда в штатном расписании?

С согласия работника его можно назначить ответственным за охрану труда в организации, издав соответствующий приказ. Затем следует внести изменения в должностную инструкцию работника, дополнив ее должностными обязанностями ответственного по охране труда.

Без согласия работника поручить ему дополнительную работу нельзя. Об этом говорится в ст. 60 ТК РФ: запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Поскольку функций у работника прибавится, должна повыситься его зарплата.

* * * Резюмируем: если в компании нет специалиста по охране труда, но такая должность присутствует в штатном расписании, обязанности по охране труда можно поручить любому из сотрудников, имеющему необходимую подготовку, в порядке совмещения должностей или совместительства. В первом случае оформляется соглашение и издается приказ о совмещении, во втором – заключается трудовой договор о внутреннем совместительстве. Если же должности в штатном расписании нет, можно привлечь специалиста по охране труда по гражданско-правовому договору либо поручить выполнение работы по охране труда работнику, имеющему специальную подготовку.

Тогда необходимо внести изменения в должностную инструкцию и издать приказ о возложении обязанностей по охране труда.

Обязательные кадровые документы

Copyright: фотобанк Лори Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье.

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства.

В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок. В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).

Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками. Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из весьма широкого перечня обязательных кадровых документов организации. Заметим, что привести абсолютно исчерпывающий список такой документации сложно, поскольку некоторые документы могут стать обязательными лишь при наступлении определенных обстоятельств.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2021 году включает:

  1. приказы по основной деятельности и по личному составу – о /, , о , о и т.д. и документы — основания для их издания (ст. , 84.1 и др. ТК РФ);
  2. (ст. , 190 ТК РФ);
  3. трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на электронный формат ведения документа; на сотрудников, перешедших на электронные ТК, ведутся « (ст. , 66.1 ТК РФ);
  4. ежегодно составляемый (ст. ТК РФ);
  5. ( закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»; ст. , 87 ТК РФ);
  6. на предприятии, (ст. ТК РФ).
  7. (ст. ТК РФ);
  8. личные карточки работников (п. , 41 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003);
  9. с работниками (ст. 16, -59 ТК РФ);
  10. «» и «Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним» (п. -44 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, приложения к Постановлению Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003);
  11. (ст. , 57 ТК РФ);

Перечисленные ниже документы кадрового учета обязательны только в том случае, если в компании сложились соответствующие обстоятельства, требующие их наличия: Кадровый документ Обстоятельство, при котором требуется наличие документа (ст. ТК РФ) Если колдоговор был заключен по инициативе одной из сторон трудовых отношений (работодателя или трудового коллектива) Должностные инструкции (ст. ТК РФ, письмо Роструда № 3520-6-1 от 30.11.2009) Когда конкретные должностные обязанности не указываются в тексте трудового договора (должна быть указана ссылка на соответствующую должностную инструкцию) Договоры о или (ст.

ТК РФ, Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002) В случае установления полной матответственности в отношении определенных работников , (ст.

ТК РФ) Если какие-либо условия оплаты труда/премирования не урегулированы положениями колдоговора, штатного расписания, трудовых договоров (закон № от 29.07.2004) Если работникам вменена обязанность хранить коммерческую тайну (ст.

закона «Об образовании в РФ» от 29.12.2012 г.

№ 273-ФЗ) Когда на предприятии предусмотрено проведение аттестаций (ст.

ТК РФ) Обязателен, если работа на предприятии ведется посменно.

Может оформляться как приложение к колдоговору. (ст. ТК РФ) При наличии сотрудников с ненормированным графиком работы. Положение о разделении рабочего дня на части (ст.

ТК РФ) При особом характере труда, работах с неодинаковой интенсивностью в течение одной смены. Документы, регламентирующие порядок (ст.

ТК РФ) Если работодатель направляет своих сотрудников на дополнительное профобучение.

(ст. , 213 ТК РФ) Если для работы необходимо наличие медкнижки Возможно, компании понадобятся и иные, обязательные для определенных ситуаций, документы по кадрам — это зависит от вида деятельности, условий труда и иных факторов. Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий – субъектов малого и среднего предпринимательства. Что касается микропредприятий, то в отношении них в части кадровой документации предусмотрен «упрощенный» документооборот.

Согласно ст ТК РФ, некоторые обязательные кадровые документы в организации, отнесенной к микропредприятиям, могут не оформляться. Работодатель имеет право отказаться (частично или полностью) от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права.

Например, микропредприятием могут не приниматься «Правила внутреннего трудового распорядка», Положения о премировании, оплате труда, графики сменности и т.п. Но в таком случае работодатель обязан включить условия, регулируемые такими актами, непосредственно в трудовой договор с сотрудником.

Например, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения об оплате труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.

Напомним, что являются: годовой доход в пределах 120 млн. руб. и среднесписочный состав не более 15 человек ( закона № 209-ФЗ от 24.07.2007, Постановление Правительства № от 04.04.2016).

Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права. Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.

На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе.

То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.

Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО.

Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги. Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags: Понравилась статья?

Подпишитесь на рассылку Кадровое делопроизводство | 11:12 5 октября 2021 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 11:25 13 марта 2021 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 10:55 10 августа 2021 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 11:32 23 сентября 2015 Кадровое делопроизводство | 9:28 10 июня 2016 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство 6-НДФЛ Кадровое делопроизводство Экономика и бизнес Пенсионеры, Транспортный налог Прием на работу Пенсионеры УСН УСН Декретный отпуск Декретный отпуск Первичные документы | 13:15 20 октября 2021 ПСН, Спецрежимы, УСН Кадровое делопроизводство Трудовые отношения Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены. При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

Обязательная кадровая документация

Вы здесь Опубликовано 2009-08-13 15:13 пользователем Jan Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе.

Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст.

ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки — ст.

66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка — ст.

189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных — Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов. 1. По степени обязательности:

  1. специфические документы — зависящие от специфики конкретного учреждения.
  2. рекомендательные документы — носящие рекомендательный характер;
  3. обязательные документы — для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;

2.

По целевой принадлежности:

  1. документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);
  2. документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.

3. По функциональному назначению:

  1. внутренние локальные нормативные акты — определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);
  2. распорядительные документы — документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);
  3. документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;
  4. информационно-расчетные документы — в них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);
  5. журналы контроля и учета — журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести:

  1. положение по защите персональных данных работника;
  2. график отпусков (форма N Т-7);
  3. личную карточку (форма N Т-2);
  4. приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);
  5. правила внутреннего трудового распорядка;
  6. штатное расписание;
  7. трудовой договор (контракт);
  8. приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);
  9. приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);
  10. локальные акты по охране труда.
  11. табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);
  12. трудовую книжку;
  13. приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);
  14. табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);

Штатное расписание Штатное расписание утверждается в начале работы организации и в дальнейшем действует бессрочно.

Существует унифицированная форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1 . При необходимости в штатное расписание может вноситься неограниченное количество дополнений, утверждаемых приказом руководителя.

В Трудовом кодексе прямо не сказано о необходимости наличия этого документа.

Однако вывод об обязательности штатного расписания можно сделать на основании ст. 15 ТК РФ, согласно которой трудовые отношения подразумевают работу по должности в соответствии со штатным расписанием, а также ст.

57 ТК РФ, согласно которой обязательной для включения в содержание трудового договора является трудовая функция, определяемая также в соответствии со штатным расписанием.

Кроме того, штатное расписание неоднократно упоминается в перечне документов, проверяемых сотрудниками ПФР (Постановление Правления ПФР N 11п ). ——————————— Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

.

Постановление Правления ПФР от 30.01.2002 N 11п

«Об утверждении Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования»

. Приказ (распоряжение) о приеме на работу Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу (форма N Т-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1), изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Приказ следует довести до сведения структурных подразделений работодателя.

Именно данный документ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года), и личных карточек составляет 75 лет.

График отпусков График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст.

123 ТК РФ). Существует унифицированная форма графика отпусков N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1. Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это.

Табели учета рабочего времени Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца.

Рекомендуем прочесть:  Как привязать карту в госуслугах

Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии учреждения. Трудовой договор Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст.

56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя.

Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст.

57 ТК РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Примерная форма трудового договора и Рекомендации по его заключению установлены Приказом Минздравсоцразвития России N 424н . ——————————— Приказ Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 N 424н

«Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме»

.

Правила внутреннего трудового распорядка Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Унифицированной формы данных правил не существует.

Правила должны быть разработаны каждым работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и могут включать в себя следующие разделы: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. Например, если уволенный за прогул работник будет оспаривать это решение в суде, одним из аргументов в пользу работодателя станут правила внутреннего трудового распорядка, в которых прописаны начало и конец рабочего дня. Положение по защите персональных данных работника По статистике в сфере нарушений законодательства о труде лидируют нарушения, которые квалифицируются как отсутствие в организации положения по защите персональных данных (обязанность работодателя по установлению порядка хранения и использования персональных данных указана в ст.

87 ТК РФ) либо неознакомление с ним всех работников под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Помимо ТК РФ, есть еще два нормативных документа, которые обязывают работодателей утвердить указанное положение: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

, Закон N 152-ФЗ.

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (п.

1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Формально даже разглашение информации по телефону о том, кто работает в организации, содержащей фамилии работников или номера личных телефонов, является нарушением норм законодательства о защите персональных данных. Такой факт может стать причиной для увольнения за разглашение персональных данных другого работника (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Положение по защите персональных данных не имеет унифицированной формы.

При составлении в него могут быть включены следующие разделы: понятие и состав персональных данных; обязанности и права работника и работодателя; сбор, обработка и хранение персональных данных; доступ и передача персональных данных; защита персональных данных работника; ответственность за разглашение информации. Трудовая книжка Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу.

Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в учреждении свыше 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.

Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Договор о полной материальной ответственности Среди документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности (ст.

ст. 243, 244 ТК РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства.

Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России N 85 . ——————————— Постановление Минтруда России от 31.12.2002 N 85

«Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»

. Локальные акты по охране труда Система охраны труда регулируется разд.

10 ТК РФ. Если численность работников учреждения превышает 50 человек, создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области (ст. 217 ТК РФ). Для организации работы службы по охране труда необходимо разработать и утвердить ряд форм: положение о службе охраны труда, должностные инструкции сотрудников по охране труда, инструкции по охране труда, журналы регистрации инструктажа и другие формы по необходимости. Если численность работников меньше 50 человек, руководитель может возложить обязанности по охране труда на определенного работника, что может быть оформлено как совмещение профессий (должностей), с письменного согласия работника за дополнительную плату (ст.

60.2 ТК РФ). Если обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель предприятия.

Представленный перечень кадровых документов не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые, должностных инструкций работников, графика сменности работников (если работа носит сменный характер) и т.д. Создание документов по кадрам, их оформление и унификация форм базируются на требованиях, указанных в Постановлении Госкомстата России N 1.

Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» . Унификации подвергаются форматы, состав и расположение реквизитов, тексты документов по кадрам.

Унификация документов по кадрам устанавливает единообразие состава и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокращения количества применяемых кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных автоматизированных систем документации, функционирующих в организации.

Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, которые располагаются в определенном порядке. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают наименование организации — автора документа; код организации — автора документа; наименование вида документа или унифицированной формы; код формы; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Наименование организации, отраженное в кадровых документах, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации, причем располагают его ниже наименования на русском языке. Код организации — автора документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) . Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телефакса, счет в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации. ——————————— Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Приказ Росстата от 29.07.2008 N 174

«Об утверждении Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений»

.

Датой документа является дата его подписания или утверждения.

Она оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой.

Например, дату 5 января 2000 г.

следует оформлять так: 05.01.2000.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2002 г. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации», с учетом принятого административно-территориального деления.

Данный реквизит включает только общепринятые сокращения. Гриф ограничения доступа к документу (конфиденциально, для служебного пользования и др.), отметку о статусе документа (копия, проект и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Гриф ограничения доступа можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа.

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы ставятся перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Работодатели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме — в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют. Рассмотрим пример составление приказа.

Мы рассмотрели основные особенности кадровых документов, которые должны быть утверждены организацией в обязательном порядке и при отсутствии которых проверяющий инспектор по труду вполне законно может привлечь учреждение к административной ответственности.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа (на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.) или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст.

419 ТК РФ). Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников.

За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы. Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов — трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.) Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами (ст.

90 ТК РФ). То же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Статья 137 УК РФ устанавливает, что незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации наказываются штрафом в размере до 200 000 руб.

или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, — штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб.

или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.

Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируются Госархивом и Рострудинспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+