Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Как описывать документы при сшивании

Как описывать документы при сшивании

Как описывать документы при сшивании

Делопроизводство как сшить документы. Как правильно сшивать документы ниткою.

Требования сшивать документы.

Как правильно сшить документы и заверить


Довольно часто предприниматели и предприятия сдают документы в сшитом виде по разным инстанциям.

Большинство государственных организаций требуют определенный пакет документов, который обязательно должен быть сшит по всем нормам и правилам.

Особенно важно соблюдение этих тонкостей при сдаче документации в налоговую, архив, регистрации предприятия, заверки документов у нотариуса.

Для подготовки такой сшивки нужно владеть не только навыками и техникой сшивки, необходимо знать правила, последовательность подготовки документов.Содержание статьи К сожалению, или счастью, но на сегодняшний день нет единого положения или закона, который поясняет, как правильно готовить документы для сшивки.

Прежде чем готовить какие-либо бумаги, нужно уточнить правила инстанции в которую направляетесь.

Только так можно избежать ошибок при сшивке.

Согласно нормативам ГОСТа, папки шьются на 4 отверстия. Такой вид сшивки считают основным.

Однозначно, запрещено использовать для сшивки скотч, металлические скрепки, все виды клея.

Прошивку проводят только ниткой по проколотым отверстиям. Каждая государственная организация предъявляет свои требования.

К ним относится вид сшивания, заверения и т.д. Наша статья поможет вам сориентироваться в видах сшивки, подскажет тонкости в подготовке папок с документацией.

Для сшивки документации нужно использовать специальную нитку. Она имеет особую прочность, плотность, толщину, не рвется. Если нет под руками позиции из ниже перечисленных, можно использовать обычную нитку для шитья, предварительно сложив ее в несколько слоев.

Сшивка проводится только по левому краю.

Именно с этой стороны по стандарту располагаются поля.

Сшитые листы должны быть идеально расположены, без выступов.

Отверстия для сшивки прокалываются на одинаковом расстоянии, так как от них зависит аккуратность и эстетичный вид будущей папки. Намечают места для прокола только на одинаковом расстоянии. Стандарт по 3 см между проколами. Отступы от левого края до отверстия не менее 1,5-2 см. Такого правила придерживаются при сшивке документов по предложенным ниже схемам.
Такого правила придерживаются при сшивке документов по предложенным ниже схемам.

К любой работе нужно подготовиться, особенно если это касается документации. Правильная подготовка настроит на нужный лад, поможет сконцентрироваться.

Рассеянность во время сшивки документации всегда приводит к ошибкам.

  1. В первую очередь нужно сложить листы в необходимой последовательности. Затем зафиксировать их по краям. Только после этого можно намечать место под отверстие.
  2. После завершения шитья аккуратно вынимается лента.
  3. На фиксаторе необходимо прописать количество листов в папке, поставить дату, подпись.
  4. Отверстия желательно проделывать одновременно на всей пачке документов. В противном случае листики будут постоянно выползать с какой-то стороны, что крайне не желательно.
  5. В окончании на узел приклеивается небольшой листик/фиксатор.
  6. Сшивку проводят по одной из ниже приведенных схем. Прошивку нужно повторить дважды, только после этого завязывать узелок.
  7. В готовые отверстия протяните ленту для фиксации. После можно приступать к сшивке.

Сшивка всегда начинается и заканчивается на тыльной стороне папки с документацией.

Тонкости прошивки описаны в разделе . Кроме этого, там же размещены рекомендации как избежать ошибок в заверении, описи на фиксаторе. Самым легким и быстрым считают сшивку по схеме 2.

К сожалению, она не надежна, поэтому используется намного реже, чем схема 3 и 4.

  1. По готовым отверстиям дважды протягивается нить, после чего ее хвосты выводятся на тыльную сторону. Правила сшивания нитью
  2. Для сшивки нужно сложить бумаги в правильной последовательности. После чего отметить карандашом места для проколов.
  1. На тыльной стороне нить закрепляется узлом. Желательно двумя, не менее.
  2. В завершении ставят подпись и печать.
  3. Длинные хвостики не обрезают, их нужно будет заклеить фиксатором, затем составить опись.

Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе Данная схема идеально подходит для документации, которая хранится в офисе до 10 лет, например налоговая отчетность. Для работы нужна нить длинной не менее 40-45 см.

Ее должно хватить для прошивки документации по схеме 3.

Нить распределяйте так, чтобы на хвостики осталось не менее 10 см. Правила сшивания документации нитью Ширина между проколами и отступом стандартная.

Техника сшивания по схеме 3 рассчитана на 6 действий. Прошивка проводится двойной нитью один раз. Действие 1 Действие 2 Действие 3 Действие 4 Действие 5.

Завязывание узла Действие 6. Приклеивание фиксатора, оформлении заверения. Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе . Схема 4 используется при подготовке документов для сдачи в архив, для регистрации ИП, ООО и т.д.

Прошивка выполняется только один раз. Ширина между проколами не менее 3 см, от левого борта до прокола 1,5-2 см.

Правила сшивания документации нитью читать тут.

Техника сшивки документации по схеме 4 рассчитана на 11 действий. Действие 1 Действие 2 Действие 3 Действие 4 Действие 5 Действие 6 Действие 7 Действие 8 Действие 9 Действие 10. Завязывание узелка. Действие 11. Приклеивание фиксатора, оформлении заверения. Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе Изначально давайте разберемся в пружинах.
Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе Изначально давайте разберемся в пружинах.

Они могут быть металлическими, либо пластиковыми.

Металлическая подойдет максимум для 100 листов. Пластиковая может использоваться для соединения 450 листов. Такой вариант скрепления подойдет для выписанных журналов, документации не первой важности.

Документы, которые нужно сдавать в архив, предоставлять в налоговую, для регистрации предприятия и т.д., не могут так сшиваться. Такой метод сшивки не предусмотрен ни ГОСТом, ни положениями.

Сшитые документы на пружину с легкость заменяются. Именно поэтому, единственно правильный вариант сшивки – нить, заверение подписью, печатью.

В налоговую нужно предоставлять документы либо в оригинале, либо правильно подготовленные и заверенные копии.

  1. В подготовленной папке должна находиться опись.
  2. Документы должны быть сложены по периодам.
  3. Сшивку выполняют в несколько слоев нитки. Минимально две, максимально четыре.
  4. Листик/фиксатор имеет прямоугольную форму 5 на 5 см.
  5. Папка сшивается по схеме 3. Полное описание
  6. Формирование узелка и размещение фиксатора только на тыльной стороне папки.
  7. Нумеруют со страницы следующей за описью.
  8. Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и
  9. В папке для проверки можно сшить не более 150 страниц.

Важно! Передавая сшитую папку инспектору, обязательно приложите сопроводительный лист.

В нем указывается полный перечень предоставленных документов, инспекция, в которую предоставляется папка. Инспектор имеет права запросить оригиналы для проверки копий.

Предоставляется папка только с поверкой, правильно сшитая.

В противном случае ее вернут на доработку. Согласно постановлению Минфина от конца 2015 года, заверяется вся сшивка целиком на последней странице. Подпись и печать ставят только в оригинале, иначе рискуете получать штраф в сумме 200 р.

Заверять папку могут только уполномоченные лица, либо руководители. Полномочия прописываются в приказе, либо инструкции. Доверенность от руководителя не дает права подписи.

Важно! Предоставить заверенную папку с копиями можно только при наличии оригиналов.

В предоставляемом сопроводительном листе обязательно указывается место хранения оригинала.

При подготовке сшитых папок в архив следует учесть некоторые правила.

Допущенные ошибки приведут к возврату сшитой папки для внесения поправок. Правило 1. Предоставление сшивки в твердом переплете с надлежащим оформлением обложки.

Правило 2. Лист/опись с названием вложенных документов.

Его расположение сразу под обложкой. Правило 3. Листы складываются и нумеруются строго согласно описи.

Порядковый номер в описи и листе должны совпадать. Правило 4. Предпоследняя страница в папке лист/заверитель.

В нем прописывают все особенности предоставляемой папки (поврежденные листы, возможные исправления). Правило 5. Последняя страница, на которую клеят фиксатор, идентична обложке. Правило 6. Сшивку проводят дважды, по схеме 4.

Одновременно сшивается вся папка вместе с обложкой. Ознакомьтесь с правилами правильной прошивки Правило 7. Узелок и хвостики закрывают фиксатором размером 4 на 5 см или 4 на 6 см.

Длинна хвостиков не менее 5 см. Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и . Важно!

При составлении папки, нумеровке листов, ошибки/исправления не желательны. Если пропущен лист, на нем допускается проставление номера с буквенным знаком.

Сшивка углом возможна только для первичной документации, например кассовых отчетов.

Этот вариант подразумевает сшивку в левом верхнем углу.
  1. Шить начинают только с тыльной стороны.
  2. В завершении нить и узелок прячут под фиксатором.
  3. Концы нити, так же как и при стандартном варианте прошивки нужно оставить не менее 10 см.
  4. Прошивку повторяют дважды, после чего с тыльной стороны нужно завязать узелок.

Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе Данная техника прошивки позволяет использовать для сшивки ленту. Уголки можно дополнительно защищать цветным картоном, либо плотной бумагой.

Они гарантируют меньшую изнашиваемость документа. Подробная инструкция по прошивке документов уголком предоставлена в видео ролике. Прежде чем приступать к сшивке, необходимо сложить листы в правильной последовательности. Нумерацию лучше проводить после того, как листы у же сшиты. Тогда вероятность допущения ошибки в проставлении номеров сводится к минимуму.

Тогда вероятность допущения ошибки в проставлении номеров сводится к минимуму.

Последовательность вложения некоторых страниц зависит от того, куда планируется предоставление сшивки.

  • Обложка/лицевая часть.
  • Титул/опись.
  • Обложка/тыльная часть.
  • Опись/заверитель.
  • Документы.
  • Лист/фиксатор узелка.

Прошивку проводят согласно схем предоставленных выше. Схема 2 используется для документов, срок хранения которых не превышает 5 лет.

Схема 3 рекомендована для налоговых документов. Схема 4 для документов срок хранения которых 10-25 лет. Для документации которая хранится свыше 25 лет желательно проводить сшивку на пять отверстий.

После того, как завяжется узелок, необходимо наклеить лист/фиксатор — мини опись. Он может быть нескольких видов. Желательно приготовить напечатанные заготовки заранее.

Предприниматели, которые не имеют печати, могут заверять подготовленную сшивку только подписью. Для предприятий всех форм собственности обязательна оригинальная подпись и печать.

Их размещают так, чтобы захватить часть чистого листа. Только так можно защитить сшивку от подделки документов.

Обратите внимание на ГОСТ. Использование любых оттисков не допустимо.

Заверять подготовленные документы можно только мокрой печатью и живой подписью.

Подводим итоги: Подготовка документации для сшивки требует определенных знаний.

Доверять такое ответственное дело человеку без должных навыков довольно рискованно. В некоторых случаях возврат документов на доработку может принести немало хлопот. И дело тут вовсе не в репутации предприятия, а в проверках и штрафах.

Зачастую, при обнаружении ошибок налоговая инспекция требует оригиналы, либо выезжает на проверку.

В таком деле важно все, нитки для шитья, прозрачность фиксатора на тыльной стороне сшивки, аккуратность сборки. Всегда уточняйте у инспектора о правилах сшивки. У каждой организации могут быть свои правила, которые несколько отличаются от стандартов.

Узнаем как подшивать джинсы, чтобы не испортить изделие?

» Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным. Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  1. книги приказов по иным вопросам организации;
  2. книги приказов по личному составу;
  3. штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии.

Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита.

Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны.

Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.Так, в ГОСТе Р 7. 0. 8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос.

регистрации ООО.Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону+7 доб.

504 (консультация бесплатно)Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией.Однако, чаще бумаги сшивают вручную.Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  1. шилом;
  2. иголкой (штопальной);
  3. ножницами;
  4. нитками;
  5. бумажным стикером 4 х 6 см.
  6. канцелярским клеем;

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста.

Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу.

В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа.К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист.

Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kgДалее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки.

Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.Пошагово она делается следующим образом:

  • При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  • Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  • Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.
  • Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  • Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  • Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  • Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  • Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  • Повторно проводим нитку через вторую дырку.
  • Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  • Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.
  • Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  • Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  • В верхний прокол заводим нитку сзади.

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель.

Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока.

Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре.

4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  • Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  • Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  • В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.
  • Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  • Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком.

В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить.

Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___»

.Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию.

Она же поможет пошагово изучить весь процесс.Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео. Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером).

Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело».

Они могут иметь разную толщину и размеры.Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве. Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку. Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры.

В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело вопрос прошивки не рассмотрен, хотя некоторые источники ошибочно ссылаются на него.На самом деле руководствоваться нужно исключительно внутренним уставом предприятия, типовой инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года).Интересующая информация представлена в пункте 3. 5. 3 и Приложении №24.Нельзя прошивать при помощи степлера, клея, скрепок. Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые.Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приеме отчетности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.Учитывается и расстояние между отверстиями.

Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см.Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия.

Однако разлиновка не всегда помогает. Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала.В работе с ними следует применять шило и действовать крайне аккуратно. Используемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению.

  1. завязать узел (оставить от нитки не менее 7 см);
  2. сделать иглой прокол ровно посередине левого края листа (иголка входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  3. сделать третий прокол (игла входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
  4. приклеить лист прошивки;
  5. заново вдеть иглу в отверстие №1;
  6. выполнить второй прокол (игла входит с лицевой стороны документа, а выводится с обратной);
  7. заверить.

Важно!

Если сомневаетесь в собственных навыках или столкнулись с необходимостью перепрошивки большого объема документов, имеет смысл обратиться за помощью к профессионалам.

Услуги подобного рода предоставляются архивами и типографиями.

При этом немедленного исполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций.Особенно много у них работы в период сдачи отчетности и дипломов.

  1. продеть нить;
  2. распечатать документ, упорядочить листы;
  3. приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики веревки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);
  4. заполнить лист прошивки.
  5. сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
  6. пробить дыроколом дыры;
  7. из файла сшивки вырезать лист;

Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа. Способы сшивания документов Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается.Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.В 2 прокола Прошивка в 2 дырки сама простая.Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см.

от него.После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице., в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.— как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативные акты Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18. 04. 2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО.Источник: https://russia-ukraine.com/kak-pravilno-sshivat-dokumenty-nitkoj-sleva-vverhu-p07/Как заверить документы для налоговой по требованиюНа законодательном уровне не определены стандарты прошивки документации каждыми структурами фирмы, но при этом существуют общие правила сшивки листов. Приказ Росархива «Делопроизводство и архивное дело» №76, приказ Минкультуры №536 имеют рекомендации того, каким образом происходит скрепление документов, стандартная инструкция по делопроизводству.Постановление Правительства РФ №439 имеет общую теорию, для чего это нужно, и каким образом это происходит, однако закон РФ «Об архивном деле» описывает только обязанность всех организаций сохранять документацию, но в законе, каким образом следует это производить не указано.

Приказ № 02 – 213 «По делопроизводству в ЦБ» также описывает стандарты хранения документов в архиве во всех банках. Как прошить устав для налоговой, диктует условия налоговая инспекция.

Налоговая служба также контролирует сохранность документов для физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Вариант скрепления документов по ГОСТу1001urist.ru > Документы > Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образецТем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

  1. В 5 дырок
  2. Советы по прошивке документов
  3. В 2 дырки
  4. В 3 дырки
  5. Какие документы регулируют прошивание
  6. Учимся правильно прошивать документы
  7. Заверение прошитых документов
  8. В 4 дырки
  9. Какие документы подлежат прошивке

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией.

Однако, чаще бумаги сшивают вручную.Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  1. нитками;
  2. бумажным стикером 4 х 6 см.
  3. шилом;
  4. иголкой (штопальной);
  5. канцелярским клеем;
  6. ножницами;

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.Пошагово она делается следующим образом:

  • Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  • Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  • При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  • Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  • Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.
  • Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  • Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  • Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  • Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  • Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  • Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  • Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.
  • В верхний прокол заводим нитку сзади.
  • Повторно проводим нитку через вторую дырку.

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель.

Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  • Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  • Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  • Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  • В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.
  • Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком.

В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить.

Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___»

.Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.Обратите внимание: подпись и оттиск печати должны захватывать стикер и страницу, на которой он наклеен.

Заверение осуществляется после высыхания клея, чтобы не нарушить целостность наклейки.

В обязательном порядке указывается дата заверения или подписания документа.Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию.

Она же поможет пошагово изучить весь процесс.Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео. Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером).

Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело».

Они могут иметь разную толщину и размеры.Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве. Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:Источник: https://1001urist.ru/dokumenty/kak-proshit.htmlНалоговая служба – серьезный орган, который требует регулярные отчеты и может самостоятельно проверять документацию на ее оригинальность и правильность оформления.

При проверке, налоговый инспектор зачастую требует заверенные документы. Все копии должны полностью дублировать оригинал и заверяется. Для заверки необходимо на документ поместить реквизиты, которые предоставляют силу бумаг в юридическом аспекте.

Также копии документов должны прошиваться, как и оригиналы.Сшиваются документы с числом страниц, не превышающих 150 штук. Нумерация происходит с первого листа арабскими цифрами. Прошивка происходит в два или в четыре слоя.

Нити связанные должны быть прикреплены листиком на задней части стопочки, которая закрывает место прошивки и узел. Размер наклейки должен не превышать 5х5 сантиметров. На наклейке помещается заверительная подпись, количество страниц, а также инициалы и фамилия руководителя и печать.При подаче документов в налоговую службу необходимо прикладывать сопроводительное письмо, в котором указывать, что именно и в каком объеме Вы предоставляете в соответственный орган.Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

  1. Какие документы подлежат прошивке
  2. В 2 дырки
  3. В 5 дырок
  4. Какие документы регулируют прошивание
  5. В 4 дырки
  6. Советы по прошивке документов
  7. В 3 дырки
  8. Учимся правильно прошивать документы
  9. Заверение прошитых документов

Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см.На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой.Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей).Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

  1. Прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата.

    Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

  2. Пошаговое руководство по прошивке Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности: 1.
  3. Копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать.
  1. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.
  2. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.

Делать это нужно согласно следующему алгоритму:

  • Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
  • Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
  • Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
  • Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.
  • Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
  • Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.

Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса.Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

  1. Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  1. Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  1. Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

Как правильно сшивать дела на 5 дырКак мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия. Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские.Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми.Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т.

д.Внимание Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать.

Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку.

Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно.Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе.Важно Кто может заверить прошитые документы Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи.Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

  1. Статьи
  2. Информация
  3. Новости

Источник: https://zakoninfo.su/kak-proshit-delo-5-dyr/Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются.

Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу.

Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один.При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия.Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.

  • Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
  • Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
  • Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.
  • Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
  • Снова пускаем нить в среднее отверстие.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий.

Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси.Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне.

Аналогично предыдущему способу завязывается узел.На первый взгляд, процедура подшивки документов какой-либо сложности не представляет, но дело в том, что какой-то один общий для всех порядок подшивки отсутствует.Тем более интересно, что сотрудник налогового или архивного органа имеет право возвратить неверно, на его взгляд, подшитые бумаги, а ведь это обстоятельство только увеличивает сроки бумагооборота, хотя имеются утвержденные ГОСТы, регламентирующие данную процедуру.

  • Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны; вшитые фото, карт-схемы, чертежи — наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.
  • Таким же образом нумеруются наклеенные фото, какие-нибудь вырезки либо схемы. Пример: «На лист № 8 приклеено 3 (три) вырезки, 2 (две) схемы и 4 (четыре) фотографии, смотри опись на обратной стороне».
  • До начала проставления цифр, следует освободить дело от всех чистых листов и вытащить бланк описи, так как нумеровать ее нет необходимости.
  • Когда такая вставка приклеена только одним уголком, она будет являться отдельным листом и нумеровать ее нужно отдельно.
  • Далее, каждый вкладываемый лист отсортировывается по дате либо другому критерию (алфавиту и т. п.). Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.
  • У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны. Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой. С обратной стороны карты в подобной ситуации делают надпись с указанием количества склеенных листов. Пример: «Лист 5, карта-склейка на восьми листах».

В нём дается определение копии — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Копия, естественно, должна быть заверенной, в письме заверенной копией называется копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Собственно, всё логично и просто.Иногда речь идет не о том, как правильно сшивать документы, а нужно ли это делать вообще.

Дело в том, что контролирующие органы иногда требуют заверения копий.

И вариант с альтернативой — когда все документы подшиты, может не понравиться.

Например, имел место такой случай.Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать.

Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно.Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.Рекомендуем прочесть: Расчет по одн по электроэнергии 2021В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью.

Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью

«Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов»

и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС.

Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

  • Положить документы в дырокол и выполнить 2 прокола. Операция может быть выполнена с помощью иглы или шила. Однако при совершении действия следует проявить повышенную аккуратность, чтобы не повредить бумагу.
  • Нить следует пропустить через оба прокола. Ее концы должны оказаться с тыльной стороны дела.
  • С тыльной стороны на концы нити следует наклеить прямоугольник, заранее вырезанный из плотной белой бумаги. Он должен прятать узел, но не закрывать его полностью. Если срок хранения документа превышает 10 лет, прямоугольник нужно вырезать из папирусной бумаги.
  • Концы нити следует связать друг с другом.

Правила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов. Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись.В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.Как правило, с нумерацией страниц подшитых документов вопросов не возникает.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+