Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Акт приема передачи печати организации образец

Акт приема передачи печати организации образец

Акт приема передачи печати организации образец

Акт приема-передачи штампов и печатей: скачать бланк и образец


Год документа: 2021 Группа документа: Вид документа: Акт Форматы для скачивания: DOC, PDF и печатей организации Акт приема-передачи штампов и печатей закрепляет, что ответственность за их сохранность переходит от одного лица к другому. Документация относится к первичной, но не обязательной для составления. Особенно на фоне того, что использование печатей в деятельности организацией считается необязательной процедурой.

Однако на практике многие юридические лица и ИП используют печати. Чтобы следить за их сохранностью и составляется акт приема-передачи.

Акт относится к внутреннему документообороту организации. Его смысл в закреплении ответственности за сохранность печатей и передаче этой ответственности от одного лица другому. Бумага составляется, если ответственное лицо:

  1. уезжает в длительную рабочую поездку;
  2. увольняется;
  3. временно отсутствует на рабочем месте (причины: трудовой или социальный отпуск, болезнь);
  4. не вызывает больше доверия.

Унифицированная форма бумаги не закреплена в законодательных документах, поэтому каждая фирма может использовать собственный образец или составлять акт в свободной форме.

Разрешается оформлять бумагу на стандартном листе А4 или на шаблоне с фирменным обозначением (фирменный бланк), составлять от руки или печатать на компьютере.

В документе понадобится прописать:

  1. сведения о компании;
  2. название бумаги, дату составления и учетный номер;
  3. информацию о сторонах (какому сотруднику передаются печати и от кого);
  4. дату, с которой хранение печатей закрепляется за другим ответственным лицом.

Важно! По тексту акта ставится оттиск печати, в конце стороны проставляют подписи. Бумага составляется в 3 экземплярах: по одному для участников передачи, третий – передается на хранение компании.

Зачастую ответственным за хранение является директор.

Акт составляется в свободной форме или образцу, который закреплен в учетной политике.

Никаких отличий от стандартного акта нет, по тексту прописываются:

  1. сведения о принимающей и передающей сторонах;
  2. обязательно указывается дата, с которой ответственность за печать перешла к другому лицу.
  3. данные о документации (дата и место составления, учетный номер);
  4. ставится оттиск;

Бумага скрепляется подписями старого и нового руководителя компании.

Уничтожение печатей и штампов закрепляется в акте, чтобы обезопасить деятельность компании от различных манипуляций с неправомерным использованием оттисков и производстве подделок.

Причины уничтожения:

  1. физический износ;
  2. ликвидация и реорганизация компании.
  3. смена реквизитов (название фирмы, адреса, организационно-правовой формы);
  4. нецелесообразность использования (в соответствии с законодательством, определяющим необязательность использования оттисков компаниями);

Причина списания печати устанавливается специальной комиссией и прописывается в акте. Документация составляется в свободной форме или по установленному образцу (если шаблон закреплен в учетной политике компаний). В акте прописывается:

  1. название документации, учетный номер, дата и место составления;
  2. информация об организации, составе комиссии, дате составления бумаги;
  3. основание и способ уничтожения;
  4. сведения об уничтоженных оттисках.

В конце документации ставятся подписи всех членов комиссии и руководителя компании.

Документация составляется по результатам проверок наличия печатей.

Для этого предварительно собирается комиссия, которая занимается проверкой и составлением документов. Как правило, такая процедура проводится в крупных организациях, а также различных государственных органах с гербовой печатью РФ. Так, для Федеральных судов общей юрисдикции разработан Приказ, в котором прописана инструкция об использовании и уничтожении печатей с оттиском госгерба РФ.
Так, для Федеральных судов общей юрисдикции разработан Приказ, в котором прописана инструкция об использовании и уничтожении печатей с оттиском госгерба РФ.

Нормой установлено проведение проверок каждый квартал уполномоченной комиссией, а закрепление результатов в акте проверок. Образец прописан в Приложении №3:

  1. указываются результаты проверки. Если выявлены несоответствия или недостающие объекты – все перечисляется по тексту бумаги.
  2. прописывается дата составления документа;
  3. в основной части прописывается, наличие каких печатей было проверено;
  4. в верхнем правом углу председатель суда утверждает бумагу (ставится его подпись, фамилия и инициалы, дата утверждения);
  5. дается информация о членах комиссии;

Документ скрепляется подписями членов комиссии, ставится дата. Использование печатей в деятельности компаний – необязательная норма еще с 2016 года.

Поэтому разрешается их не ставить даже в договорах и контрактах.

Поскольку акт относится к внутреннему документообороту – на нем вообще можно не ставить печати, в силу бумага вступает после ее подписания. Однако не будет ошибкой, если скрепить документ печатью. Скачать образец акта приема-передачи может бесплатно по ссылке.

Задать вопрос юристу – в чате на странице.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте Акт приема-передачи печатей Акт проверки наличия печатей Акт уничтожения печати

Акт приема-передачи печати

19997 Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому.

Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати. Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

  1. Онлайн просмотр
  2. Бланк и образец
  3. Проверено экспертом
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ С 2016 года юридические лица, т.е.

коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства.

Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц. При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям.

Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.

Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.

Также читайте: Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

  • Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.
  • Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
  • Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).

Данный документ составляется от имени двух сторон.

Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается.

Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями. На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике.

При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов. В акте обязательно должно быть указано:

  1. поставить оттиск печати,
  2. наименование компании — владельца печати,
  3. должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
  4. нужно отразить причину передачи,
  5. подписи обоих сотрудников.
  6. дату, до которой печать переходит в другие руки,
  7. и того, которому она передается,

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере. Документ создается в трех экземплярах:

  1. один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
  2. третий передается в компанию.
  3. второй поступает во владение будущему ответственному лицу,

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е.

не менее трех лет).

  • на основании каких документов действуют сотрудники
  • В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
  • Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
  • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.
  • Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
    • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
    • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
    • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

    В этом же абзаце нужно вписать,

    • на основании каких документов действуют сотрудники
    • и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
  • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
  • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
  • и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
  • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
  • Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
  • В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.

Акт приема-передачи печати – бланк и образец 2021 года

Обычно передаточный акт оформляется в тех ситуациях, когда какая-либо ценность, за которую отвечает один сотрудник компании, переходит в распоряжение другого работника.

К таким ценностям относится печать организации. Документальным подтверждением перехода печати между ответственными лицами является акт приема-передачи.Файлы для скачивания:Содержание Для оформления этого документа нет необходимости использовать унифицированный бланк. Акт разрешено составлять в свободном стиле.

Хотя практика показывает, многие организации разрабатывают и утверждают для этих целей специальные шаблоны. Однако при этом необходимо помнить, независимо от выбранного способа оформления, здесь обязательно должна присутствовать следующая информация:

  1. причина перехода печати от одного лица другому;
  2. название фирмы, которой принадлежит передаваемая печать;
  3. оттиск передаваемой печати;
  4. подписи сдающего и принимающего
  5. ФИО и должности работников, между которыми происходит передача;
  6. дата, до которой печать должна быть передана новому ответственному работнику;

После того, как документ подписан, сотрудник, за которым числилась печать, больше не несет за нее никакой ответственности.

С этого момента ее сохранность должна обеспечивать принимающая сторона.(Видео: “Акт приема-передачи как финальная точка сделки”)Многие называют печать пережитком прошлой эпохи. Однако при этом большое количество организаций продолжает ее использовать.

Рекомендуем прочесть:  Постановление2 пот29 01 2004

Это не только государственные учреждения, но и представители различного рода бизнеса.Наверняка многие знают, до 2016 года каждая компания должна была использовать в своей деятельности печати. Однако с 2016 года это правило изменилось.

Хотя теперь нет необходимости использовать оттиски, многие компании имеют право делать это по собственному желанию. Естественно, нормы использования печати должны быть отображены в учетной политике.

Многие компании продолжают использовать печать, так как именно она является подтверждением совершения того или иного действия.

И если подпись еще можно подделать, то уникальную печать конкретной организации подделать не получится.Что касается лиц, которые имеют право использовать печать, то они выбираются исключительно руководителем. Кроме самого управленца, ставить оттиски на документах могут юристы, бухгалтеры, другие уполномоченные сотрудники.В любой организации печать является имуществом, доступ к которому имеется далеко не у каждого сотрудника. Это охраняемый объект, который обычно находится в сейфе.

Соответственно, доступ к печати имеет ограниченный круг лиц. За ее сохранность отвечает специально назначенный работник.

Необязательно, чтобы это был директор. Ответственным за печать может быть назначен и другой сотрудник.Не имеет значения, на каких документах проставляются оттиски. Без печатей они могут считаться недействительными.

Как правило, печать содержит сведения о фирме, ее реквизиты, какие-то дополнительные обозначения. Обычно в компании принимаются различные меры по предотвращению попадания печати в посторонние руки.Стоит отметить, по закону передача печати может быть выполнена без оформления передаточного акта.

Но в такой ситуации руководство может столкнуться с серьезными проблемами. Например, если будет оформлен незаконный документ, или произойдет какая-то другая внештатная ситуация.

В таких ситуациях виновного сотрудника определить достаточно сложно. Именно поэтому практически на всех предприятиях внутренние правила обязывают оформлять акт.Что касается сотрудника, который будет вносить сведения в документ, то это может быть, как принимающая, так и передающая сторона. Кроме этого, руководитель может возложить эту обязанность на какого-то другого работника.

Кроме этого, руководитель может возложить эту обязанность на какого-то другого работника. Но и в этом случае акт составляется от имени сторон. Подтверждая факт передачи и получения печати, ответственные сотрудники проставляют в документе свои автографы.Название документа говорит само за себя.

При помощи этого акта стороны документально фиксируют факт передачи печати. Что касается причин ее перехода от одного сотрудника другому, то их может быть несколько:

  • Прежний сотрудник, который должен следить за печатью, увольняется, или руководитель перестал ему доверять. Соответственно, при этом директор назначает нового ответственного работника.
  • Работник, отвечающий за печать, временно отсутствует. Это может быть отпуск, больничный, командировка.
  • Печать может передаваться, если от имени ее владельца заверять документы будет другая организация. Естественно, такая передача также должна сопровождаться оформлением акта.

Документ разрешается заполнять не только на компьютере, но и от руки. Преимущественно организации используют для этого ранее утвержденные шаблоны.

Хотя для составления акта подойдет обычный лист формата А4.

Документ должен быть оформлен в трех экземплярах: по одному для бывшего и будущего ответственного лица, и один для компании.После оформления акта и непосредственной передаче печати в журнале, который предназначен для ведения внутренних документов компании, делается соответствующая отметка. После этого копия, предназначенная для организации, отправляется на хранение в архив.

Здесь данный документ должен храниться в течение трех лет.Сотрудник, который вносит информацию в документ, должен быть предельно внимательным.

Нужно постараться избежать каких-либо ошибок. Даже малейшая опечатка может вызывать определенные неприятности. Например, если неправильно написать фамилию принимающей стороны, то после передачи печати за нее принимающая сторона не будет отвечать.

Ведь по документам ответственность несет человек с другой фамилией. Поэтому акт может быть признан недействительным.Для большего удобства специалисты рекомендуют разделить процесс заполнения документа на несколько этапов:

  • Ниже идет основная часть, в которой и описывается сам факт передачи печати. Именно сюда вносятся сведения о компании, которая владеет печатью. Обязательно нужно прописать причину, по которой совершается данная передача. Также указываются должности и паспортные данные передающего и принимающего сотрудников.
  • Начинать оформление необходимо с указания названия документа. А именно «Акт приема-передачи печати». В учетном журнале акт будет обозначен определенным номером. Его также нужно указать.
  • Под оттиском указывается, на какое время назначается новое ответственное лицо. Это может быть бессрочный период, или определяется какая-то определенная дата. Также можно указать событие, до которого печатью будет распоряжаться новый сотрудник. К примеру, ответственным за печать будет главный бухгалтер до тех пор, пока директор компании не вернется из отпуска.
  • В акте должны присутствовать сведения о документах, согласно которым работники занимают свои должности. Необходимо упомянуть и о приказе или другом документе, который является основанием для передачи печати.
  • В центре страницы оставлено пустое место. Оно предназначено для проставления оттиска. По сути, это и есть образец печати, которая подлежит передаче.
  • Ниже прописывается город, в котором документ оформлялся. Также здесь должна быть указана дата заполнения. Нужно помнить, если эта дата отсутствует, документ не будет считаться действительным.

Завершающим этапом оформления данного документа является проставление автографов.

Здесь расписывается бывшее ответственное лицо, и сотрудник, который принимает печать. Своими подписями они подтверждают, что документ составлен по обоюдному желанию, и вся указанная в нем информация является достоверной. По сути, этот акт снимает ответственность с передающей стороны, и возлагает ее на принимающую.

И с этим обе стороны согласны, что и подтверждают своими автографами. 0 0 голосРейтинг статьи

Образец акта приема-передачи печати

По этой ссылке можно бесплатно скачать «» в формате doc, размером 21,5 КБ 6 апреля 2015 года подписан Федеральный закон № 82-ФЗ об отмене обязательного наличия печати у юридических лиц.

С выходом этого закона были внесены изменения в законодательные акты, содержавшие требования о применении печати. Если организация планирует использовать фирменную печать в своей деятельности, указания об этом должны быть в уставе. Юридические лица могут заменить печать электронной подписью, специально разработанным фирменным бланком, голографической печатью, хотя в законе нет требований о какой-либо замене.

Юридические лица могут заменить печать электронной подписью, специально разработанным фирменным бланком, голографической печатью, хотя в законе нет требований о какой-либо замене. Индивидуальные предприниматели по-прежнему могут работать без печати.Организации, предпочитающие сохранить фирменную печать, используют ее оттиск для подтверждения юридической значимости документов вместе с подписью руководителя.

Также печать ставят на контракты и договора, в том числе трудовые. Записи в трудовых книжках сопровождаются печатью предприятия.Печати и штампы организации должны находиться под контролем, обычно они хранятся у ответственного сотрудника, который следит за их использованием и отслеживает перемещением этих инструментов.

Документом, служащим основанием для передачи печати, является акт приёма-передачи.

Этим актом печати и штампы могут быть переданы во временное распоряжение должностного лица организации или перейти к новому сотруднику, на которого возложена обязанность хранить печать.Акт становится документальным подтверждением факта передачи фирменной печати.

Унифицированной формы этого акта нет, поэтому каждая организация может самостоятельно избрать форму документа. При этом рекомендуется соблюдать общепринятые нормы составления акта приема-передачи печати, что не исключает внесения специфических особенностей конкретной организации.

Акт приема-передачи печати является внутренним документом, предназначенным для упорядоченного использования и избегания несанкционированного применения печати.При оформлении и подписании акта приема-передачи печати важно соблюсти формальности.

В акте обязательно должна присутствовать следующая информация:

  1. Причина, по которой печать передается другому сотруднику организации. Необходимость в передаче печати может возникнуть в случае отпуска, длительной командировки, болезни, увольнения или перехода на другую должность.
  2. Указание о времени, на которое печать передается, если передача носит временный характер.
  3. Фамилия, имя, отчество сотрудника, на хранении у которого находились печати и штампы организации.
  4. Информация о сотруднике, которому передается печать организации (фамилия, имя, отчество, должность).

Акт приема-передачи заверяют оттиском передаваемой печати. Документ должен быть в обязательном порядке подписан руководителем организации.

Желательно, чтобы печать была передана в присутствии директора, который своей подписью заверит факт передачи.Документ, зафиксировавший прием-передачу печати и штампов организации, должен храниться в течение трех лет.

Эта предосторожность позволит избежать недоразумений, если выяснится, что печатью были заверены ненадлежащим образом оформленные или незаконно составленные документы.

За использование печати и ее сохранность несет ответственность должностное лицо, принявшее право распоряжения этим инструментом для заверения документов организации.Прикреплённые файлы

  1. «» в формате doc, размер 21,5 КБ
    • ,
  1. 10 декабря 2015, в рубрике «»

Ещё много интересного

Образец акта приёма-передачи печати

Акт приема-передачи печати составляется тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах. С 2016 года юридические лица, т.е.

коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Данный документ составляется от имени двух сторон.

Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями. На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати.

Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов. В акте обязательно должно быть указано: наименование компании — владельца печати,должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника и того, которому она передается,нужно отразить причину передачи,дату, до которой печать переходит в другие руки,поставить оттиск печати,подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому. Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере. Документ создается в трех экземплярах: один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,второй поступает во владение будущему ответственному лицу,третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет). В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать: полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

В этом же абзаце нужно вписать,на основании каких документов действуют сотрудникии ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати. Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.Акт приема-передачи печати г.

Энгельс «12» марта 2017 г. В связи с отбытием в длительную командировку директор ООО «СтройЛес» Новиков А.И., действующий на основании Устава и приказа № 23/А от «12» марта 2017 г. передал, а заместитель директора по общим вопросам Суриков П.Р., действующий на основании приказа № 24/А от «12» марта 2017 г.
передал, а заместитель директора по общим вопросам Суриков П.Р., действующий на основании приказа № 24/А от «12» марта 2017 г.

и доверенности от «01» декабря 2016 г.

N 1534267916, принял печать ООО «СтройЛес» со следующим оттиском: (оттиск) Печать переходит в распоряжение Сурикова П.Р. вплоть до возвращения директора Новикова А.И. из командировки. _________________ /Новиков А.И./ _________________ /Суриков П.Р./ М.П.

Как составить акт приема-передачи печати и штампа: 6 правил

› › › С 2016 года не требуется коммерческим компаниям, которые могут работать в любом направлении деятельности, пользоваться какими-либо штампами или печатями. Необходимость в этом может быть указана только в учредительных документах данной организации, но это решение принимается добровольно учредителями.

ИП вовсе не должны применять эти элементы в работе, поэтому оформление печати всегда осуществлялось добровольно, причем обычно это требовалось в ситуации, когда печать должна была ставиться на других документах контрагентов.

Если же печать сделана, то она должна правильно храниться, чтобы ею не могли воспользоваться мошенники. Поэтому при передаче или приемке печатей или штампов составляется специальный акт.

Содержание Важно! Если компания или ИП принимает решение о применении печати во время работы, то важно грамотно охранять этот элемент, поэтому его содержание и хранение должны осуществляться по определенным правилам.

Обычно назначается определенный работник компании, на которого возложена ответственность за сохранность и использование печатей или штампов.

Часто для этого выбирается директор фирмы или иной специалист, занимающий высокую должность в организации, причем назначается он ответственным специальным приказом руководства. В каком порядке осуществляется изготовление печати для ИП и что для этого нужно вы узнаете . Нередко для печати и штампов компанией приобретается специальный сейф, доступ к которому имеет только ограниченное количество сотрудников.

Если требуется передать печать другому лицу для использования, то непременно формируется специальный акт приема-передачи. В нем указывается дата и время передачи данного элемента, а также прописывается, кому именно он передается.

Важно! Печать предоставляет возможность визировать разные документы компании, причем без оттиска, на котором указываются реквизиты организации, многие бумаги легко признаются недействительными, поэтому каждая компания должна заботиться о сохранности печати, а также о том, чтобы к ней был ограничен доступ. Юридические тонкости составления акта приема-передачи рассмотрены в этом видео: Акт, на основании которого принимается или передается печать или штампы, составляется в разных ситуациях:

  1. назначается новый сотрудник компании, на которого возлагается ответственность по хранению и содержанию этих предметов, так как прежний специалист мог уволиться или вовсе руководство потеряло к нему доверию;
  2. ответственное лицо, которое обязано содержать и хранить эти элементы, временно отсутствует на рабочем месте, так как может быть в отпуске, на больничном или в командировке, поэтому перед уходом с работы он передает их другому лицу;
  3. при определенных ситуациях разрешается передавать печать для применения иной организации для заверения различной документации.

Составлением этого документа занимается две стороны, одна из которых является лицом, владеющим печатью, а другая представлена человеком, получающим ее.

Каждый сотрудник должен подписаться в акте, а также проверить, что в него внесены только достоверные и актуальные данные.

Допускается передача этих элементов в разных ситуациях, но чтобы это было законно и безопасно, должны учитываться основные правила и нюансы этого процесса. К ним относится:

  1. обычно передача этих ценностей осуществляется между учредителями предприятия и юристами, заместителями и ответственными лицами. Как составить другому лицу – читайте по ссылке;
  2. храниться этот документ в компании должен не меньше трех лет, чтобы не возникало в будущем каких-либо споров относительно того, что печать тем или иным лицом применялась незаконно.
  3. при составлении акта указывается, когда осуществляется этот процесс, от кого и кому передаются ценности, а также цель процедуры;
  4. допускается передать документ сотруднику, который отправляется в командировку, а при этом требуется во время поездки заверять какие-либо бумаги, но в этом случае составляется не только акт, но и доверенность;

Важно!

Перед составлением данного акта должно быть получено разрешение на передачу печати от руководства компании, так как ответственное лицо, назначенное для хранения и содержания ценностей, должно выполнять все необходимые меры для их защиты. Отсутствует строго определенная и унифицированная форма, по которой создается этот документ, но желательно пользоваться образцами, чтобы он содержал все необходимые сведения.

Каждая компания обладает возможностью самостоятельно разработать оптимальный внешний вид акта.

Независимо от формы документа, в нем должна иметься оптимальная структура:

  1. приводится суть акта;
  2. фиксируется факт того, что печать была принята и передана, причем прописывается в этом случае название компании, основание для процесса, а также ФИО и должности лиц, участвующих в процедуре;
  3. в конце заверяется документ подписями сторон, причем с обязательной расшифровкой.
  4. в самом начале и посередине указывается наименование документации;
  5. далее приводятся основания для составления акта и ссылка на соответствующий приказ, который может быть заменен распоряжением;
  6. ниже ставится оттиск передаваемой печати и указывается срок, на который она передается другому лицу;

При использовании такой структуры не возникнет ситуации, при которой документ может быть оспорен. При формировании акта выполняются действия:

  1. вписывается наименование компании, на которую оформлена печать. вы узнаете, может ли ИП работать без печати;
  2. внизу расписываются оба сотрудника, участвующие в передаче.
  3. указывается должность и ФИО сотрудника, который хранит ценность и передает ее другому лицу;
  4. отражается, по какой причине она отдаетс;
  5. указывается дата передачи печати;
  6. ставится ее оттиск;

Важно! После подписания акта вся ответственность за печать или штамп переходит другому лицу.

Чтобы акт был составлен грамотно, учитываются основные правила его формирования:

  1. особенно много внимания при заполнении документа уделяется причине, по которой производится передача ценностей, так как она должна быть уважительной и одобренной руководством;
  2. делается он в трех экземплярах, так как один остается у бывшего ответственного лица, другой передается новому владельцу, а третий остается в архиве предприятия;
  3. процесс должен осуществляться с разрешения руководителя фирмы, поэтому в акте должна быть ссылка на соответствующий приказ или распоряжение.
  4. хранится акт не меньше трех лет;
  5. после передачи печати или штампа обязательно регистрируется документ в журнале;
  6. разрешено заполнять документ вручную или в печатном виде;
  7. допускается пользоваться для этих целей не только фирменным бланком, но и стандартным листом формы А4;

.

Таким образом, если печать передается от одного сотрудника другому, данный процесс непременно должен фиксироваться специальным документом.

Как правильно вести на предприятии и кто обязан его заполнять – читайте по ссылке. Акт выступает подтверждением того, что все действия выполнялись с разрешения руководства фирмы, а также не будут использоваться ценности в каких-либо мошеннических действах.

Хотя отсутствует строгая форма документа, лучше всего формировать его с учетом правильной структуры и оптимальных правил. В чем особенности акта-приема передачи и по каким правилам его составляют – смотрите в этом видео: Понравилась статья? Лайк автору 4

Загрузка.

Комментарий Current * Ваше имя Ваш e-mail Комментировать

Как составить акт приема-передачи печати организации?

Любая организация должна следить за сохранностью своих печатей. Для этих целей руководитель назначает лицо, ответственное за их надлежащее хранение, правомерное использование, применение для заверения только подлинных документов.

Сотрудник в ходе своей деятельности использует ряд официальных бумаг. Одним из документов, служащих основанием для перемещения штампов, служит специальный акт приёма-передачи.

Это специальный документ свободной формы, подтверждающий факт перемещения печати от одного лица к другому. Для обеспечения сохранности и правомерности использования штампы хранятся у ответственного сотрудника, назначенного руководителем предприятия. Однако в процессе деятельности организации иногда возникают ситуации, когда необходимо передать право владения другому человеку.

К таким случаям относятся:

  1. штамп передан во временное распоряжение другому должностному лицу компании, например, при необходимости заключения договора, подписания документов от имени директора;
  2. назначено новое ответственное лицо, и печать должна перейти под его контроль, например, ситуация возникает в случае увольнения, отпуска, длительной болезни, командировки сотрудника;
  3. печать отдана во временное использование стороннему юридическому лицу, например, для заверения документов от имени фирмы.

Факт передачи оформляется особым актом, в котором содержатся сведения:

  1. о причинах смены ответственного лица;
  2. об участвующих в процессе сторонах;
  3. о сроках временного использования.

Если вас интересует, , прочтите этот материал.

Как правильно заполнить журнал учета печатей и штампов – смотрите . Акт приёма-передачи должен оформляться во всех организациях, доверяющих использование штампа другому предприятию или сотруднику.

Документ составляется несколькими лицами:

  1. нового ответственного сотрудника, временно или постоянно замещающего предшествующего специалиста;
  2. доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;
  3. Сотрудник, у которого печать находилась на хранении. Им может быть и непосредственно руководитель предприятия, и работник, назначенный ответственным.
  4. Лицо, которому передаётся штамп. Исходя из причины перехода печати в распоряжение другого человека в акте содержатся данные:
    • доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;
    • нового ответственного сотрудника, временно или постоянно замещающего предшествующего специалиста;
    • работника предприятия, которому поручается заверить штампом определённые документы, чаще всего к этой категории относятся заместители директора, главные бухгалтеры и прочие высококвалифицированные специалисты, занимающие руководящую должность.
  5. работника предприятия, которому поручается заверить штампом определённые документы, чаще всего к этой категории относятся заместители директора, главные бухгалтеры и прочие высококвалифицированные специалисты, занимающие руководящую должность.

Для регистрации факта передачи необходимо указать в документе фамилию, имя и отчество, а также должность каждого участвующего в процессе лица.

Акт является внутренним документом фирмы, он предназначен для учёта передвижений печатей с целью предупреждения случаев их неправомерного использования, например, для заверения подложных платёжных поручений или заведомо неправильных отчётов.

Законодательством не установлена унифицированная форма документа.

Это значит, что предприятие может разработать и утвердить ее самостоятельно. Однако существуют определённые требования к оформлению.

В документе обязательно должны содержаться следующие сведения:

  1. причина передачи;
  2. период времени, в течение которого штамп может находиться у получающего лица.
  3. фамилия, имя, отчество и должность передающего сотрудника;
  4. данные получающего лица;
  5. реквизиты приказа о передачи печати;

Также должен быть проставлен оттиск печати. Документ заверяется подписью руководителя предприятия. Здесь вы можете бесплатно скачать этой бумаги Оформленный акт должен храниться в организации три года.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+